Управление для организатора встречи

Организатор встречи помимо возможностей, доступных всем участникам, обладает дополнительными правами. Он может выключать звук или видео конкретного участника встречи или сразу всех участников, удалять участников из встречи, включать расшифровку беседы и делать многое другое.

Для этого авторизуйтесь в SaluteJazz перед созданием или планированием встречи. После начала встречи у вас будут административные права.

Как записать встречу на облачный сервер

Пользователям с бизнес-лицензиями SaluteJazz доступна функция записи видеовстречи на облачный сервер. Это позволит делиться записями с другими пользователями с помощью ссылок. Функция доступна в Desktop, Web и мобильной версиях сервиса SaluteJazz. Запись встреч также доступна пользователям с лицензией Вебинар.

Включение записи до начала встречи

Вы можете запланировать запись встречи ещё до начала видеовстречи. Запись начнётся автоматически, когда ко встрече подключится хотя бы 2 участника. Для этого:

1. Авторизуйтесь под своей учётной записью.
2. Нажмите Создать видеовстречу, если вы хотите участвовать во встрече прямо сейчас или Запланировать видеовстречу, если вы хотите начать встречу в другое время.
3. Отметьте галочкой Записать встречу на сервер. Вы можете настроить запись встречи уже при планировании, тогда запись начнётся автоматически, после начала встречи.
4. Нажмите Создать и присоединиться, если вы хотите начать встречу прямо сейчас или Запланировать, если вы хотите начать встречу в другое время. Если вы выбрали Запланировать, появится окно с ссылкой-приглашением на встречу, которую можно добавить в календарь и отправить участникам.

Видео на сервер записывается в формате Full HD:

• разрешение 1920 x 1080;
• максимальный средний битрейт — 5 Мбит/с;
• 30 FPS;
• стандарт сжатия изображения — H264;
• аудио - AAC/320 Кбит/с.

Cерверная запись останавливается в следующих случаях:

1. запись принудительно завершил организатор конференции;
2. завершилась встреча:

• встреча завершена организатором принудительно;
• из встречи вышли все участники — примерно через минуту после этого завершается запись.

Включение записи во время встречи в Web или Desktop-версиях

Если вы уже находитесь на встрече и хотите её записать:

1. Нажмите кнопку Ещё на нижней панели.
2. Выберите Записать встречу.
3. В появившемся окне выберите Записать на сервер. Когда начнётся запись, на экране появится сообщение Встреча записывается на сервер.
4. Чтобы остановить запись нажмите кнопку Ещё на нижней панели и выберите Остановить запись. На экране появится сообщение Запись встречи сохранена.

Если вы завершите встречу, не нажав кнопку Остановить запись, то запись все равно сохранится на сервер.

Включение записи во время встречи в мобильной версии

1. Нажмите кнопку записи встречи на правой панели. Когда начнётся запись, на экране появится сообщение Встреча записывается на сервер.
2. Для остановки записи снова нажмите на кнопку записи встречи. На экране появится сообщение Запись встречи сохранена.

Ограничения хранилища

У каждого пользователя есть ограничения по размеру записанных файлов — 5 гб. Если ваш лимит исчерпан, при попытке записать встречу появится окно с сообщением Нет места для начала записи.

Если вы проводите встречу в Web или Desktop-версии, то для продолжения записи, нажмите кнопку Посмотреть прошлые записи. Вы перейдёте к списку записанных встреч. Если вы проводите встречу в мобильной версии, то вам нужно перейти в свой профиль для просмотра встреч.

Встречу можно или удалить без сохранения, или скачать, а потом удалить. Выберите запись и нажмите иконку скачивания или удаления. Если вы выбрали удаление записи, то появится окно, в котором надо подтвердить выбор нажатием кнопки Удалить.

Управление записанными встречами

Для управления записанными встречами:

1. Авторизуйтесь под своей учётной записью.
2. Перейдите в свой профиль, нажав на свои инициалы в правом верхнем углу. В профиле будет показано, сколько занято места в облачном хранилище.
3. Для детализации нажмите стрелку вправо возле строчки Записи встречи. Вам откроется список встреч с обозначением их длительности и размером файла.
4. Выделите нужную встречу и выберите действие: Скачать, Поделиться или Удалить.

Для просмотра записанной на облачный сервер встречи кликните сохранённую видеозапись, и она автоматически начнёт воспроизводиться.

Как редактировать запланированную встречу или вебинар

Вы можете изменить параметры запланированной вами видеовстречи или вебинара до их начала. Для видеовстречи: название, параметры входа и подключения, настройки зала ожидания. Для вебинара: название, описание, тип, дополнительные настройки.

Чтобы внести изменения:

1. Авторизуйтесь в SaluteJazz.
2. На главном экране в разделе Мои встречи выберите нужный вебинар или встречу и нажмите на неё.
3. Выберите Редактировать.
4. Измените параметры и нажмите Сохранить изменения.

Функция доступна в Web, Desktop и мобильной версиях.

Кроме этого, в разделе Мои встречи есть возможность отменять запланированные встречи и вебинары и копировать ссылки и приглашения на них. Для этого надо нажать на нужную встречу и выбрать Отменить встречу, Скопировать ссылку или Скопировать приглашение.

Как назначить модератора встречи

Организатор встречи или вебинара может назначить другого пользователя модератором в уже созданных встречах, добавив адрес его электронной почты. Опция будет полезна, если организатор встречи не может присутствовать на ней, например, в случае пересечения встреч или отпуска. Модератору будут доступны все права организатора встречи, такие как управление участниками и редактирование настроек разрешений встречи.

Для этого:

1. Авторизуйтесь под своей учётной записью.
2. В разделе Мои встречи выберите нужную встречу. Наведите на неё курсор и нажмите на три точки справа.
3. Выберите Редактировать.
4. Выберите Модерация.
5. Нажмите кнопку Назначить модератора.
6. Введите адрес электронной почты модератора. Нажмите Добавить, если это верная почта или Отмена, если хотите ввести другой адрес.

Как отменить встречу или вебинар

Если по какой-то причине необходимо отменить встречу или вебинар, которые вы запланировали, это можно сделать в разделе Мои встречи. Для этого:

1. Авторизуйтесь в SaluteJazz.
2. На главном экране в разделе Мои встречи выберите нужный вебинар или встречу и нажмите на нее.
3. Выберите Отменить встречу.
4. Подтвердите свой выбор.

Функция доступна в Web, Desktop и мобильной версиях.

Кроме этого, в разделе Мои встречи вы можете редактировать настройки запланированных встреч и вебинаров и копировать ссылки и приглашения на них. Для этого надо нажать на нужную встречу и выбрать Редактировать встречу, Скопировать ссылку или Скопировать приглашение.

Итоги встречи

Организатор встречи с бизнес-лицензией может использовать функцию Итоги встречи. Так можно получить сводку с важными результатами встречи:

• основными темами;
• договорённостями и задачами;
• кратким содержанием беседы.

Эта функция работает на базе нейросети GigaChat и доступна в Web, Desktop и мобильной версиях. Сформированные итоги вы найдете в карточке встречи.

Как получить итоги встречи

1. Авторизуйтесь под своей учётной записью.

2. При создании или планировании встречи, отметьте Получить итоги встречи.

3. Нажмите Создать встречу.

   При подключении второго участника автоматически включится функция транскрибации речи. В нижней части окна встречи вы увидите подсказку Показать расшифровку. Это означает, что транскрибация включена. Чтобы увидеть расшифровку диалога, перейдите в чат.

4. По окончанию встречи на главном экране перейдите в блок Недавние встречи.

5. Выберите нажатием нужную встречу. В появившейся подсказке выберите Информация о встрече. GigaChat требуется некоторое время для обработки информации и формирования итогов. Если итоги еще не сформированы, вы увидите соответствующее сообщение.

6. Откроется карточка встречи с основной информацией о встрече: названием, датой проведения, продолжительностью, именем организатора, итогами, участниками встречи. Скопируйте их, нажав на иконку копирования возле заголовка Итоги встречи.

   Если произошла ошибка, вы увидите сообщение Не удалось сформировать итоги. В некоторых случаях вам будет предложена кнопка Повторить, чтобы перезапустить процесс.

   Если вы при создании или планировании встречи не включили функцию Итоги встречи, при переходе в карточку встречи вы увидите только информацию о встрече и список участников.

Управлять залом ожидания

При создании встречи или в процессе трансляции вы можете включить опцию Зал ожидания. Она ограничит доступ в конференцию для участников: войти на встречу будет нельзя без разрешения администратора. Это особенно удобно для важных встреч: даже если ссылка на встречу попала не по назначению, случайный участник не сможет присоединиться к конференции.

Опция доступна только в корпоративной версии SaluteJazz.

Для открытия зала ожидания для участников до начала встречи, включите опцию Зал ожидания во время создания или планирования встречи. Если встреча уже идет, перейдите в ее настройки: нажмите затем внизу экрана, прокрутите список настроек вниз и включите опцию Зал ожидания там.

Когда опция включена, все присоединившиеся ко встрече участники видят сообщение «Пожалуйста, ожидайте. Организатор скоро вас впустит». Для разрешения или запрета доступа участникам:

1. Нажмите — откроется список участников встречи. Перейдите на вкладку Зал ожидания.
2. Выделите строку с именем нужного участника и нажмите , чтобы пустить его во встречу, и , чтобы отказать в доступе. В случае разрешения пользователь присоединится ко встрече, при отказе он увидит уведомление: «Организатор исключил вас из зала ожидания».
   Для добавления на встречу всех участников из зала ожидания, нажмите Впустить всех внизу экрана.

Выключить микрофон или видео участника

1. В левом нижнем углу экрана нажмите  — откроется список участников встречи.
2. Найдите участника, которому хотите отключить микрофон или видео, нажмите на строку с его именем и выберите нужный пункт: Выключить микрофон или Выключить видео.

Выключить микрофон или видео сразу для всех участников

1. В левом нижнем углу экрана нажмите  — откроется список участников встречи.
2. В правом верхнем углу списка участников нажмите и выберите Выключить всем микрофон или Выключить всем камеру.

Удалить участника

1. В левом нижнем углу экрана нажмите  — откроется список участников встречи.
2. Найдите участника, которого хотите удалить из встречи, нажмите на строку с его именем и выберите Удалить участника.

Включить текстовую расшифровку беседы

SaluteJazz умеет распознавать речь и выводить в чат встречи текст реплик всех участников. Это избавляет от необходимости вести заметки по ходу встречи — всю расшифровку беседы можно скачать. Кроме того, транскрибация поможет быстро включиться в беседу отвлекшемуся участнику, а также сделает проще и удобнее использование видеозвонков для людей с нарушением слуха.

Расшифровка беседы работает только для организаторов встречи с бизнес-лицензией.

Управление расшифровкой беседы:

1. Чтобы включить расшифровку, нажмите правом нижнем углу экрана и выберите Включить расшифровку.

   В некоторых версия приложения SaluteJazz для компьютера расшифровка включается с помощью кнопки с правой стороны экрана.

2. Расшифровка беседы появится в чате встречи. Нажмите , чтобы открыть ее.

3. Чтобы выключить расшифровку, нажмите и выберите Выключить расшифровку или нажмите кнопку с правой стороны экрана.

Администратор встречи и любой участник, который присоединился ко встрече через приложение SaluteJazz или браузер, может выключить отображение расшифровки, а также сохранить текстовый файл с расшифровкой беседы. Для этого:

1. Откройте чат .
2. Нажмите в правом верхнем углу чата .
3. Выберите нужный пункт:

• Скрыть расшифровку встречи. В чате останутся только сообщения, которые участники написали вручную. Чтобы снова увидеть расшифровку, нажмите Показать расшифровку встречи.
• Скачать чат с расшифровкой. Откроется окно сохранения TXT-файла. В нем будет как расшифровка голоса, так и то, что участники писали в чате вручную.
• Скачать текстовый чат. Откроется окно сохранения TXT-файла. В нем будет только то, что участники писали в чате вручную.

В расшифровке можно искать конкретные сообщения. Для этого нажмите в верхней части окна чата и введите нужную фразу.

Изменить разрешения для всех участников

Вы можете разрешить или запретить использование микрофона, камеры, чата и функции демонстрации экрана и записи встречи сразу для всех участников. Без специального разрешения никто, кроме вас, не сможет воспользоваться этими функциями сервиса.

Для изменения разрешения:

1. В левом нижнем углу экрана нажмите , откроется список участников встречи.
2. В правом верхнем углу списка участников нажмите и выберите Настроить разрешения.
3. Включите или выключите опции.

Включить водяные знаки для демонстрации экрана

Водяные знаки отображаются поверх видео во время демонстрации экрана. У каждого участника знаки будут уникальными: его фамилия и почта. Это поможет снизить риск утечки конфиденциальных данных: если кто-то сделает скриншот или запишет видео с экрана, в кадр попадут его контактные данные.

Опция доступна только в корпоративной версии SaluteJazz.

Для включения водяные знаки:

1. Начните встречу.
2. Перейдите в настройки: нажмите → внизу экрана.
3. Прокрутите список настроек вниз и включите опцию Водяные знаки.

Принудительно завершить встречу для всех участников

Администратор может покинуть встречу следующими способами:

• Таким же, как и другие участники. Остальные участники останутся на встрече, ссылка на встречу останется работоспособной: если позже перейти по ней, она снова откроется. Если администратор вернется на встречу по ссылке, то он снова будет отображаться как администратор.
• Принудительно завершить для всех участников. Встреча закончится сразу для всех участников. Ссылка на встречу продолжит работать, зайти заново сможет любой участник, включая администратора. При повторном входе он также будет администратором встречи.

Для конфиденциальности переписка и расшифровка беседы в чате встречи очищается через несколько минут после выхода всех участников. Если позже вернуться во встречу, чат будет пустым.

Для выхода из встречи и ее принудительного завершения для всех участников:

1. Нажмите Выйти в правом нижнем углу экрана.
2. Выберите Завершить для всех. Если в чате встречи была переписка или вы включали текстовую расшифровку беседы, перед завершением встречи не забудьте сохранить чат и расшифровку.

Cоздать сессионный зал

С помощью функции «Сессионный зал» организатор встречи с бизнес-лицензией сможет объединять участников в группы для отработки навыков, обсуждений и выполнений заданий. Для организатора встречи доступны следующие функции:

• создание сессионных залов;
• настройка количества залов;
• разделение участников на группы вручную или автоматически;
• добавление участников в группу;
• перемещение участников по группам;
• завершение сессии;
• просмотр списков групп;
• удаление групп;
• подключение к любому залу;
• возможность писать в чаты любой группы;
• запись встречи на устройство.

Для участника сессионного зала доступны функции:

• самостоятельный из него выход;
• общение в чате группы;
• «поднять руку», чтобы привлечь внимание администратора;
• запись встречи на устройство.

Функция доступна в Web и Desktop-версиях SaluteJazz.

Как создать сессионный зал

1. Авторизуйтесь под своей учётной записью.
2. Создайте встречу и пригласите участников.
3. Нажмите кнопку Группы, которая находится на нижней панели главного экрана.
4. Перейдите в окно управления залами и задайте количество залов. По умолчанию задано 2 зала. Количество залов не может быть больше ста и менее двух.

На главном экране вы увидите количество участников конференции и авторасчет, по сколько участников в зале будет с учетом введенного количество залов.

Как добавить группу

Чтобы добавить новую группу до начала сессии:

1. Нажмите кнопку Добавить группу под списком групп.
2. Добавьте участников группы. Нажмите кнопку Добавить возле этой группы.
3. Отметьте галочкой нужных участников этой группы. В списке будут все участники, кроме организатора.
4. После выбора участников вы увидите кнопку Добавить и количество выбранных участников. Например, Добавить 4. Нажмите эту кнопку.
5. Количество нераспределенных участников будет видно над всеми группами. После распределения всех участников, нажмите Начать сессию.

Как распределить участников по группам автоматически

1. После создания зала и определения количества групп, отметьте Автоматически.
2. Нажмите Продолжить. Все участники будут рандомно и поровну распределены по группам.
3. Вы увидите группы с именами участников в каждой. Если состав групп вас устраивает, нажмите Начать сессию.
4. Если вы хотите изменить состав групп, нажмите иконку перегруппировки рядом с кнопкой Начать сессию. При наведении на нее, вы увидите подсказку Перегруппировать.
5. Если состав групп после перегруппировки вас устроит, нажмите Начать сессию или перегруппируйте участников снова.

Как распределить участников по группам вручную

1. После создания зала и определения количества групп, отметьте Вручную: вы самостоятельно распределите участников по группам.
2. Нажмите Продолжить.
3. Возле нужной группы нажмите Добавить.
4. Отметьте галочкой нужных участников этой группы. В списке будут все участники, кроме организатора.
5. После выбора участников вы увидите кнопку Добавить и количество выбранных участников. Например, Добавить 4. Нажмите эту кнопку.
6. Количество нераспределенных участников будет видно над всеми группами. После распределения всех участников, нажмите Начать сессию.

Все участники попадают в сессионные залы согласно распределению. Нераспределенные по группам участники остаются в «Группе без группы»: имена таких участников и их количество можно увидеть в списке над всеми группами. Если кто-то из участников приходит на встречу после распределения, он всегда попадает в «Группу без группы». Организатор всегда начинает в в «Группе без группы», если он специально не перешел в какую-либо группу.

Как переместить участников из группы в группу

Если после распределения участников по группам, вы хотите переместить одного или нескольких участников в другие группы, для этого:

1. Наведите курсор на имя нужного участника.
2. Нажмите на появившуюся стрелку.
3. Выберите нужную опцию: Убрать из группы или Группа + номер. При выборе группы с номером участник будет перемещен в эту группу.

Как организатору войти в любую группы

Для входа в группу нужно нажать кнопку Войти, которая расположена в той же строке, что и номер группы с количеством участников. Кнопка отображается только у организатора встречи.

Как написать в чат отдельной группы

Организатор встречи может написать в чат любой группы, когда войдёт в неё.

Как завершить сессию

Завершить сессию может только организатор встречи. Для этого нажмите кнопку Завершить сессию под списком групп. Все участники вернутся в общий зал встречи.

Как удалить группу

Если до начала сессии вы хотите сократить количество групп, то нужно распустить группу. Для этого ее надо удалить. Удалить группу может только организатор встречи. Для этого:

1. Нажмите на иконку Корзина в той же строке, что и номер группы с количеством участников.
2. Подтвердите удаление группы.

Участники из этой группы будут возвращены в «Группу без группы». После этого их можно будет распределить по другим группам.

Как провести опрос во время встречи

Если во время видеоконференции в SaluteJazz вы хотите собрать мнение участников или оценить их знания на определённую тему, проведите опрос участников.

Создание опросов доступно организаторам или модераторам встреч в сервисе видеоконференцсвязи и организаторам, модераторам и спикерам в сервисе вебинаров. Опросы можно создавать прямо во время видеоконференции или составлять их заранее и запускать на встрече. Создание опросов доступна для Desktop, Web и мобильной версий.

Как создать опрос до проведения встречи

1. Авторизуйтесь в SaluteJazz под своей учётной записью.
2. Перейдите в свой профиль, нажав на свои инициалы в правом верхнем углу.
3. Выберите Мои опросы.
4. Нажмите кнопку Создать.
5. В открывшемся окне заполните форму для создания опроса.
6. Нажмите Сохранить. Созданный опрос появится в вашем профиле.

Если нужно, создайте сразу несколько опросов. Они сохранятся в списке опросов в вашем профиле. После начала встречи вы можете выбрать любой из списка готовых опросов и начать сбор ответов. Чтобы начать выбранный опрос, нажмите кнопку Запустить. Если вы хотите что-то изменить в выбранном опросе перед запуском, нажмите Редактировать.

Как создать опрос во время встречи

Если вы не создали опрос до начала встречи, то вы это можете сделать прямо во время видеоконференции.

1. Авторизуйтесь в SaluteJazz под своей учётной записью.
2. Создайте встречу или перейдите во встречу по ссылке.
3. Нажмите кнопку Ещё на нижней панели. В мобильной версии — три точки внизу.
4. Выберите Провести опрос.
5. В открывшемся окне нажмите Создать опрос.
6. Заполните форму для создания опроса.
7. Нажмите Сохранить. Опрос появится в вашем списке опросов.
8. Выберите нужный опрос. Нажмите Запустить.

Сбор ответов

После запуска опроса, вы будете видеть в режиме реального времени, сколько человек его прошли. Если вы хотите завершить опрос, нажмите Завершить голосование. Опрос завершится вы и увидите результаты.

Чтобы поделиться ими с участниками, нажмите кнопку Показать зрителям. Чтобы остановить демонстрацию результатов нажмите Остановить показ. Для окончания опроса нажмите кнопку Завершить опрос. Появится всплывающее окно, в котором надо подтвердить или отменить свое решение.

Управление опросами

Для редактирования, дублирования, удаления и добавления опросов:

1. Авторизуйтесь под своей учётной записью.
2. Перейдите в свой профиль, нажав на свои инициалы в правом верхнем углу.
3. Нажмите Мои опросы.
4. Вы увидите список своих опросов. Выделите нужный опрос.
5. Выберите нужное действие: Дублировать, Редактировать или Удалить.

Как получить файлы по прошедшей встрече

Организатор встречи с лицензией может скачать файлы по прошедшей встрече из карточки встречи.

Доступные для скачивания файлы:

• отчёт с информацией об участниках и опросах (количество пользователей, средняя продолжительность присутствия пользователя на встрече, количество опросов, имена пользователей, их роли и другая информация);
• запись чата участников;
• текстовая расшифровка речи участников встречи;
• итоги встречи — список обсуждённых тем и краткие заметки.

Чтобы получить файлы:

1. Авторизуйтесь под своей учётной записью.
2. Находясь в разделе Недавние встречи на главной странице перейдите в Историю встреч.
3. Выберите нужную встречу из списка и нажмите на неё.
4. В открывшемся окне нажмите кнопку Файлы, выберите нужный файл.

Если вы не подключали расшифровку речи во время встречи и итоги встречи до начала встречи, то этих файлов в списке не будет.