Что такое селекторное совещание
Продукты из этой статьи:
Для дистанционного общения в работе и бизнесе используются разные виды связи: телефон, email, мессенджеры, сервисы для видеоконференций. Кроме этого, на многих предприятиях проводят селекторные совещания. Разбираем преимущества и особенности данного формата.
Что такое селектор
Это устройство для организации групповых телефонных звонков. В сетях с использованием селектора можно позвонить по телефону сразу нескольким абонентам и таким образом донести информацию до многих сотрудников одновременно.
Иногда селектор встраивают не в телефонную сеть, а в систему звукового оповещения. Тогда из главного пункта вещания можно вести трансляцию в других зданиях и помещениях через громкоговорители или другие устройства.
note
Селекторная связь — это соединение нескольких абонентов с помощью селекторов или по другим каналам: например, через интернет.
Сегодня эти термины означают не столько конкретную технологию связи, сколько метод организации рабочего процесса. При любой технической реализации — через телефон с селектором или иными способами — селекторное совещание является элементом эффективного управления. В основе принципа — разделение собеседников на группы в зависимости от их опыта, знаний, навыков и других характеристик.
Применение селекторной связи
Технология широко используется в работе крупных организаций:
- государственных ведомств;
- силовых структур;
- медицинских учреждений;
- производственных предприятий.
Основное применение — оперативное оповещение всех подразделений, филиалов и офисов. В этом варианте достаточно одностороннего канала коммуникации, когда спикер сообщает информацию, а слушатели принимают её к сведению, без возможности вести диалог.
Если нужно двустороннее общение, чаще используют формат видеоселекторной связи. В этом случае собеседники не только слышат, но и видят друг друга, и участвовать в беседе может каждый.
Видеоселекторный формат используется во многих областях:
- в сфере онлайн-образования;
- в бизнесе — для координации работы удалённых сотрудников и команд;
- в процессах адаптации и обучения персонала.
В менеджменте видеоселекторные собрания проводят для принятия коллективных решений, например:
- при разработке стратегии развития компании;
- для поиска выхода из сложной ситуации в условиях риска и неопределённости;
- для оценки и контроля результатов работы.
Видеоселекторный формат максимально приближен к личному общению, что позволяет выстроить продуктивный диалог с коллегами и партнёрами из любой точки мира.
Технологии селекторной связи
Телефонная
Техническая возможность проведения селекторных совещаний появилась в 1940-х годах. За основу взяли телефонную связь, а для объединения нескольких абонентов в один звонок использовали селекторы.
Телефонный селектор разделяет собеседников на две группы:
- докладчиков;
- слушателей.
Первой группе доступны все функции телефонного звонка: докладчики могут и говорить, и слушать. Возможности второй группы ограничены: можно только слушать.
Селекторы могут применяться для созвонов внутри компании, а также между региональными подразделениями и организациями, расположенными в разных городах.
Видеоселекторная
Развитие цифровых технологий позволило расширить функциональность телефонного формата коммуникаций. Теперь можно общаться не только голосом, но и с видео. Связь обеспечивают не телефоны с селектором, а специальные программы.
Разберём возможности технологии на примере сервиса SberJazz Webinars.
SberJazz Webinars — это сервис для вебинаров, в котором доступны групповые звонки разного формата. Можно собрать всех сотрудников компании для презентации итогов года и планов на следующий период работы. Ограничение до 3000 зрителей или слушателей и до 100 спикеров.
Преимущества сервиса:
- простой интерфейс — работает в браузере или приложении;
- работа на ПК, ноутбуках, планшетах, смартфонах, умных устройствах Сбера;
- подключение к собранию по ссылке;
- шумоподавление для улучшения качества звука;
- чат;
- запись встречи;
- автоматическая расшифровка речи спикеров — перевод из аудиоформата в текст;
- одновременная демонстрация нескольких экранов;
- водяные знаки для защиты контента, который демонстрируется во время онлайн-звонка.
При проведении видеоселекторных совещаний важны конфиденциальность, защита от утечки информации и внешних угроз. SberJazz Webinars обеспечивает высокую степень безопасности в соответствии с банковскими стандартами. При передаче голоса и видео используется SRTP‑шифрование и защищённый видеопротокол RTCP.
На уровне администратора можно контролировать подключение каждого участника с помощью опции «Зал ожидания», проводить закрытые встречи. Слушатели могут обмениваться сообщениями в чате и отправлять реакции.
Как провести видеоселекторное совещание
Подготовка к онлайн-собранию включает следующие шаги:
- постановка цели — например, «утвердить план продаж на следующий год», «отчитаться о проделанной работе по проекту»;
- формирование списка участников, выбор докладчиков и распределение других ролей;
- подготовка материалов: докладов, отчётов, презентаций;
- определение тайминга, распределение времени по спикерам;
- при необходимости — тестовый прогон;
- выбор даты и времени собрания;
- отправка приглашений всем участникам.
Протестируйте сервис, в котором пройдёт видеоселекторное совещание. Например, если вы планируете провести видеосовещание в SberJazz Webinars, то в день собрания или накануне устройте пробный звонок с одним или двумя сотрудниками.
Во время тестового звонка вы сможете:
- проверить звук и камеру;
- выбрать виртуальный фон;
- разобраться в настройках.
В день собрания запустите встречу за несколько минут до начала, чтобы участники могли подключиться к сервису заранее.
Проведите вводную часть:
- напомните коллегам о цели собрания;
- представьте спикеров;
- передайте слово первому докладчику.
Задавать вопросы и комментировать можно в текстовом чате.
В ходе собрания следите за таймингом, чтобы уложиться в отведённое время.
Фиксируйте ключевые моменты:
- тезисы из выступлений докладчиков;
- достигнутые договорённости;
- поставленные задачи со сроками и именами сотрудников, ответственных за исполнение.
Вести протокол собрания можно вручную или делегировать эту работу технологиям. В сервис SberJazz Webinars встроена функция автоматической расшифровки речи, благодаря которой автоматически сформируется стенограмма.
В конце встречи подведите итоги, разошлите участникам протокол или скажите, где они могут посмотреть запись и скачать текстовую расшифровку собрания.
Продукты из этой статьи:
