Что такое селекторное совещание

Продукты из этой статьи:

SberJazz Webinars

Для дистанционного общения в работе и бизнесе используются разные виды связи: телефон, email, мессенджеры, сервисы для видеоконференций. Кроме этого, на многих предприятиях проводят селекторные совещания. Разбираем преимущества и особенности данного формата.

Что такое селектор

Это устройство для организации групповых телефонных звонков. В сетях с использованием селектора можно позвонить по телефону сразу нескольким абонентам и таким образом донести информацию до многих сотрудников одновременно.

Иногда селектор встраивают не в телефонную сеть, а в систему звукового оповещения. Тогда из главного пункта вещания можно вести трансляцию в других зданиях и помещениях через громкоговорители или другие устройства.

Сегодня эти термины означают не столько конкретную технологию связи, сколько метод организации рабочего процесса. При любой технической реализации — через телефон с селектором или иными способами — селекторное совещание является элементом эффективного управления. В основе принципа — разделение собеседников на группы в зависимости от их опыта, знаний, навыков и других характеристик.

Применение селекторной связи

Технология широко используется в работе крупных организаций:

• государственных ведомств;
• силовых структур;
• медицинских учреждений;
• производственных предприятий.

Основное применение — оперативное оповещение всех подразделений, филиалов и офисов. В этом варианте достаточно одностороннего канала коммуникации, когда спикер сообщает информацию, а слушатели принимают её к сведению, без возможности вести диалог.

Если нужно двустороннее общение, чаще используют формат видеоселекторной связи. В этом случае собеседники не только слышат, но и видят друг друга, и участвовать в беседе может каждый.

Видеоселекторный формат используется во многих областях:

• в сфере онлайн-образования;
• в бизнесе — для координации работы удалённых сотрудников и команд;
• в процессах адаптации и обучения персонала.

В менеджменте видеоселекторные собрания проводят для принятия коллективных решений, например:

• при разработке стратегии развития компании;
• для поиска выхода из сложной ситуации в условиях риска и неопределённости;
• для оценки и контроля результатов работы.

Видеоселекторный формат максимально приближен к личному общению, что позволяет выстроить продуктивный диалог с коллегами и партнёрами из любой точки мира.

Технологии селекторной связи

Телефонная

Техническая возможность проведения селекторных совещаний появилась в 1940-х годах. За основу взяли телефонную связь, а для объединения нескольких абонентов в один звонок использовали селекторы.

Телефонный селектор разделяет собеседников на две группы:

• докладчиков;
• слушателей.

Первой группе доступны все функции телефонного звонка: докладчики могут и говорить, и слушать. Возможности второй группы ограничены: можно только слушать.

Селекторы могут применяться для созвонов внутри компании, а также между региональными подразделениями и организациями, расположенными в разных городах.

Видеоселекторная

Развитие цифровых технологий позволило расширить функциональность телефонного формата коммуникаций. Теперь можно общаться не только голосом, но и с видео. Связь обеспечивают не телефоны с селектором, а специальные программы.

Разберём возможности технологии на примере сервиса SberJazz Webinars.

SberJazz Webinars — это сервис для вебинаров, в котором доступны групповые звонки разного формата. Можно собрать всех сотрудников компании для презентации итогов года и планов на следующий период работы. Ограничение до 3000 зрителей или слушателей и до 100 спикеров.

Преимущества сервиса:

• простой интерфейс — работает в браузере или приложении;
• работа на ПК, ноутбуках, планшетах, смартфонах, умных устройствах Сбера;
• подключение к собранию по ссылке;
• шумоподавление для улучшения качества звука;
• чат;
• запись встречи;
• автоматическая расшифровка речи спикеров — перевод из аудиоформата в текст;
• одновременная демонстрация нескольких экранов;
• водяные знаки для защиты контента, который демонстрируется во время онлайн-звонка.

При проведении видеоселекторных совещаний важны конфиденциальность, защита от утечки информации и внешних угроз. SberJazz Webinars обеспечивает высокую степень безопасности в соответствии с банковскими стандартами. При передаче голоса и видео используется SRTP‑шифрование и защищённый видеопротокол RTCP.

На уровне администратора можно контролировать подключение каждого участника с помощью опции «Зал ожидания», проводить закрытые встречи. Слушатели могут обмениваться сообщениями в чате и отправлять реакции.

Как провести видеоселекторное совещание

Подготовка к онлайн-собранию включает следующие шаги:

• постановка цели — например, «утвердить план продаж на следующий год», «отчитаться о проделанной работе по проекту»;
• формирование списка участников, выбор докладчиков и распределение других ролей;
• подготовка материалов: докладов, отчётов, презентаций;
• определение тайминга, распределение времени по спикерам;
• при необходимости — тестовый прогон;
• выбор даты и времени собрания;
• отправка приглашений всем участникам.

Протестируйте сервис, в котором пройдёт видеоселекторное совещание. Например, если вы планируете провести видеосовещание в SberJazz Webinars, то в день собрания или накануне устройте пробный звонок с одним или двумя сотрудниками.

Во время тестового звонка вы сможете:

• проверить звук и камеру;
• выбрать виртуальный фон;
• разобраться в настройках.

В день собрания запустите встречу за несколько минут до начала, чтобы участники могли подключиться к сервису заранее.

Проведите вводную часть:

• напомните коллегам о цели собрания;
• представьте спикеров;
• передайте слово первому докладчику.

Задавать вопросы и комментировать можно в текстовом чате.

В ходе собрания следите за таймингом, чтобы уложиться в отведённое время.

Фиксируйте ключевые моменты:

• тезисы из выступлений докладчиков;
• достигнутые договорённости;
• поставленные задачи со сроками и именами сотрудников, ответственных за исполнение.

Вести протокол собрания можно вручную или делегировать эту работу технологиям. В сервис SberJazz Webinars встроена функция автоматической расшифровки речи, благодаря которой автоматически сформируется стенограмма.

В конце встречи подведите итоги, разошлите участникам протокол или скажите, где они могут посмотреть запись и скачать текстовую расшифровку собрания.

Продукты из этой статьи:

SberJazz Webinars