Что такое видеоконференция и как её настроить?

Продукты из этой статьи:

SaluteJazz

SaluteSpeech

Видео-конференц-связь (ВКС) — это телекоммуникационная технология передачи данных в форматах видео и аудио. С помощью сервисов ВКС участники видят и слышат друг друга в режиме реального времени, а также могут переписываться и обмениваться файлами во время сеанса видеосвязи.

Технология видео-конференц-связи стирает ограничения, обусловленные расстоянием. Системы видеоконференций позволяют полноценно общаться с коллегами, удалёнными сотрудниками и друзьями из любой точки мира. Поэтому сегодня групповые видеоконференции, семинары и онлайн-совещания с видео стали хорошей альтернативой традиционным живым встречам.

Первая успешная попытка передачи видеосигнала в режиме реального времени зарегистрирована в 1927 году, когда будущий президент США Герберт Гувер провёл сеанс видеоконференции из Вашингтона для участников в Нью-Йорке.

Стремительное развитие технологии ВКС началось в 1970-х годах. В то время на рынке появлялись аппаратные решения — видеотелефоны для корпоративного использования. В 80-х произошла цифровизация телефонных сетей, а в 90-х разработчики стали использовать интернет-протоколы, что позволило значительно улучшить качество изображения и совершать видеозвонки по сети с компьютера.

Современные программы для проведения видеоконференций — это интерактивные решения для работы онлайн. Сервисы ВКС параллельно проводят приём и передачу разных потоков информации:

• звука;
• изображения;
• сообщений;
• документов.

Для участия в видеовстрече у пользователя должно быть следующее оборудование:

• устройство с доступом к сервису видеозвонков (например, компьютер, ноутбук, планшет, смартфон);
• камера для передачи видео;
• микрофон, наушники, колонки или гарнитура.

Качество изображения и звука зависят от:

• оборудования, которое используют участники;
• скорости интернета и настроек сети всех участников;
• программы для ВКС.

Стоимость использования зависит от сервиса. Многие системы видео-конференц-связи позволяют проводить конференции бесплатно. Это хорошая возможность протестировать новую платформу и понять, подходит ли она для работы и общения, все ли необходимые функции реализованы в данном продукте.

Но, как правило, бесплатные версии имеют ограничения, например:

• по количеству участников;
• по времени звонка;
• по доступу к инструментам и опциям.

Преимущества видео-конференц-связи

Видеоконференции, наряду с программной телефонией, активно используются в различных бизнес-структурах — от медицины и образования до крупных промышленных комплексов и военного сектора.

Технология востребована по ряду причин:

• Способствует оперативной передаче информации.
• Сохраняет эмпатию, даже когда переговоры ведутся онлайн.
• Даёт возможность дистанционного обучения сотрудников через интернет.
• Обеспечивает хорошую управляемость филиалами и структурными подразделениями.
• Включает в процесс мультимедийные технологии и методы визуализации: показ изображений и презентаций, проведение опросов и голосований, возможность слушать не только докладчиков, но и зрителей.
• Доступна на любых платформах.
• Снижает командировочные и транспортные расходы.
• Безопасна благодаря регистрации данных через протоколы шифрования.

Особенно остро необходимость удалённого делового общения продемонстрировал локдаун. Именно благодаря программам ВКС удалось снизить замораживающий эффект ограничений и продолжить работу в формате звонков с видео.

Где используют видеосвязь?

Видеоконференции применяются в любой отрасли бизнеса, прежде всего как программный инструмент управления и обучения.

Во время селекторных совещаний сотрудники государственных структур обмениваются на платформе результатами проделанной работы и составляют программы развития.

Крупные холдинги и торговые компании используют разные режимы видеосвязи для контроля работы удалённых точек.

Строительные фирмы, производства, разработчики и инженеры используют сервис, чтобы в режиме реального времени согласовывать внутри команды этапы исполнения проекта и демонстрировать промежуточные результаты заказчикам.

Также видеоконференция служит инструментом для проведения корпоративного тимбилдинга. На онлайн-мероприятиях зрители и слушатели, где бы ни находились, могут стать ближе: обменяться впечатлениями, поделиться опытом с коллегами и почувствовать себя частью одной команды.

Во время трансляции проводятся:

• летучки,
• брейнштормы,
• творческие мероприятия,
• обучения в группе по теме новых продуктов, производственных методик и программного обеспечения.

Технологии ВКС

Первые системы ВКС были аппаратными. Для организации конференции требовалось специальное оборудование, установленное в двух точках связи. В каждой из них ставили:

• звукозаписывающее устройство;
• акустическую аппаратуру;
• камеру;
• экран;
• центральный вычислительный блок для регистрации данных;
• дополнительные комплектующие.

Обустраивались целые переговорные комнаты. Необходимым для связи оборудованием оснащался персональный компьютер руководителя или другого ответственного лица. Технология данного вида считается надёжной, но не соответствует тенденции подключения к видеоконференции в любом месте через любое устройство онлайн. К тому же такой сервис лишён интерактивности и ограничен в возможностях программной обработки и хранения видеоматериалов.

Следующим шагом развития технологии стало появление облачных систем. Облачные сервисы стали доступны пользователям мобильных гаджетов и расширили возможности применения.

Чтобы совершать видеозвонки в любую точку мира, нужно скачать приложение и заполнить пункты регистрации или открыть ссылку в браузере — для тех сервисов, где регистрация необязательна.

Однако у облачных технологий есть ряд недостатков:

• связь зависима от пропускной способности и загруженности интернета;
• нет гарантии безопасности личных данных.

Оптимальной для корпоративного применения считается программно-аппаратная технология ВКС. На единой базе работают как стационарные переговорные точки, так и персональные аккаунты сотрудников. Участники могут подключаться к общей видеоконференции с разных устройств. Компании, которые используют решения такого вида, могут скачать базовый бесплатный пакет и оформить регистрацию платных подписок с расширенными функциями для отдельных специалистов в команде.

Мировой рынок систем ВКС

В 2021 году аналитики прогнозировали рост рынка видеоконференций в мире на 15–20% ежегодно. Свою роль в этом сыграли:

• пандемия,
• ускорение ритмов бизнес-процессов,
• потребность в более быстром взаимодействии в интернете и развитие IT-технологий.

Темпы продвижения российского сегмента находились примерно на одном уровне с мировыми в связи с курсом на импортонезависимую разработку и удобством разработанных внутри страны решений.

2022 год продолжил идти по заданному курсу. Многие крупные игроки рынка объявили об уходе из России. Скачать их лицензионные версии невозможно.

На основе мирового опыта и собственных разработок российские IT-холдинги создали уникальные платформы для проведения конференций онлайн. Они учитывают внутренние особенности сферы и конкретные запросы потребителей. Многие из них предоставляются бесплатно.

В зависимости от типа реализации, сервисы ВКС можно разделить на три группы:

• Локальные. Обязательно имеют сервер, который встраивается во внутреннюю IT-инфраструктуру и используется только в закрытой сети компании. Проведение конференций возможно только при наличии специального оборудования и регистрации участников в системе.
• Облачные. Инфраструктура сервиса и хранение всех данных реализованы в облачном сервере, который при базовых пакетах бесплатно предоставляет провайдер. Подключение возможно с различных платформ, которые имеют необходимые технические возможности выхода в интернет. Для подключения требуется скачать программный клиент.
• Гибридные. В одну программу объединяются решения двух видов. Такой подход позволяет разграничивать направления использования видеоконференций, создавать внутренние и внешние сеансы, объединять в конференцию разные группы пользователей и всесторонне контролировать бизнес-процессы.

Виды видеоконференций

По количеству участников все типы видеоконференций можно разделить на две большие группы — персональные звонки с участием двух человек и групповые платформы для проведения масштабных совещаний.

Далее классификация ведётся по функциям, использованию каналов связи и ролям участников конференции. Рассмотрим основные форматы видеосвязи: какие особенности и преимущества характерны для разных видов ВКС.

Видеозвонок

Онлайн-звонки с видео позволяют двум пользователям совместно работать над проектом или презентацией, обмениваться файлами во время разговора, смотреть контент на одном экране. Собеседники слышат и видят друг друга; данный формат выступает альтернативой личному общению.

Симметричная видеоконференция

Участие в видеосвязи принимают более двух человек. Все пользователи имеют равные возможности, полноценно вовлечены в беседу и обмениваются информацией на платформе. Это аналог живого обсуждения за круглым столом.

Ролевая видеоконференция

Данный вид ВКС подразумевает распределение участников на роли докладчиков и слушателей. Права на ту или иную роль назначает организатор в настройках администрирования. В такой встрече могут участвовать только приглашённые пользователи.

Видеоконференция для дистанционного образования

Это форма обучения, где лектор через интернет вещает на аудиторию учеников, которые прошли регистрацию. Обычно в этом случае студенты слышат и видят только докладчика, а разговаривать друг с другом могут в чате.

При этом управлять настройками звука могут администраторы: организатор включит вам микрофон, чтобы вы поделились своим мнением или ответили на вопрос лектора.

Видеотрансляция

Докладчик сообщает информацию широкому кругу лиц, при этом он их не видит и не получает обратной связи. Возможны только текстовые сообщения в программном чате. Аудитория видит и слышит только выступающего. Такая конференция может быть частью бесплатных обучающих курсов, в которых достаточно скачать ссылку-приглашение и перейти по ней.

Вебинар

Это видеотрансляция с элементами интерактивности — обучающий онлайн-семинар с активным вовлечением участников видеоконференции.

Слушатели могут пользоваться камерой и микрофоном, задавать вопросы и общаться. Возможности зависят от настроек, которые устанавливает организатор. Например, можно включить микрофоны студентов только после вебинара, чтобы во время обучения аудитория слушала только преподавателя, а он не отвлекался на комментарии.

Возможности видео-конференц-связи

В IT-продуктах для бизнеса важный вектор развития — комплексность. Любая программа ценится гораздо выше, если она способна интегрироваться в существующую сеть компании и дополнять её новыми функциями.

Проведём обзор дополнительных возможностей видео-конференц-связи на примере продукта SaluteJazz, который доступен пользователям в бесплатном формате, а также имеет корпоративную версию с расширенным функционалом.

Чтобы начать встречу в SaluteJazz, достаточно перейти по ссылке или запустить конференцию в браузере, десктопном или мобильном приложении.

Сервис SaluteJazz доступен на компьютерах, смартфонах, ноутбуках, а также совместим с умными устройствами SberDevices: смарт-дисплеем SberPortal и медиацентром с умной камерой SberBox.

Управлять конференцией на устройствах можно:

• голосом,
• жестами,
• с помощью виртуального ассистента.

Переключение с одного гаджета на другой при проведении трансляции происходит бесшовным образом.

Эту функцию в SaluteJazz обеспечивает технология платформы SaluteSpeech. Для повышения качества звука используется функция шумоподавления, которая убирает не только лишние шумы, но и фоновое эхо.

Корпоративная версия SaluteJazz легко интегрируется с внутренним ПО компании:

• почтовыми сервисами,
• мессенджерами,
• HR-платформами,
• каналами для IT-специалистов.

Такие возможности открывают встроенные SDK и API.

Бесплатная версия привлекательна ещё несколькими полезными опциями:

• встречи в SaluteJazz до 100 участников;
• «вечные» ссылки — подключайтесь повторно даже спустя несколько месяцев;
• одновременная демонстрация экрана во время разговора сразу несколькими участниками;
• совместный просмотр видео;
• банковские стандарты шифрования;
• чат с реакциями и список участников;
• кнопка «Поднять руку» — чтобы взять слово.

Для сотрудников, которым нужен доступ к администрированию и расширенным возможностям, есть платные лицензии. Они открывают доступ к дополнительным настройкам и позволяют полностью администрировать проведение конференции. В SaluteJazz можно:

• ограничивать доступ к сеансам;
• проверять, кто участвует в звонке;
• управлять настройками вашего собеседника так, как того требует формат конференции;
• защищать корпоративный контент водяными знаками.

Популярные системы видео-конференц-связи

Сегодня при выборе программного решения в первую очередь нужно учитывать независимость от иностранных технологий. Для бизнеса важно, чтобы система всегда работала стабильно. Некоторые зарубежные программы для видеоконференций доступны в России и сейчас:

• Skype,
• Zoom,
• Discord,
• Google Meet,
• GoToMeeting.

Однако у российских пользователей могут возникнуть сложности с оплатой подписки, качеством связи и работоспособностью ПО.

В то же время отечественные разработчики доказали, что способны создать удобный и безопасный сервис для видеоконференций на базе мировых наработок и внутренних технологий. Поэтому российские решения сейчас пользуются большей популярностью, чем западные. Рассмотрим пять отечественных сервисов с хорошей функциональностью и гибкими возможностями применения.

TrueConf

Платформа позволяет проводить видеовстречи в качестве 4K без ограничений по длительности звонка. Количество пользователей — до 10 человек в бесплатной версии и до 1000 в платной.

Возможности сервиса:

• проведение видеоконференций с применением алгоритмов искусственного интеллекта;
• управление камерами и микрофонами пользователей в течение видеовстречи;
• корпоративный мессенджер;
• инструменты для совместной работы — обмен файлами, показ экрана, удалённое управление компьютерами пользователей системы.

Система видео-конференц-связи TrueConf Server разворачивается на оборудовании заказчика и может работать без интернета, во внутренней сети компании.

VideoMost

Эта российская разработка представляет собой сервер на Linux, который интегрируется в инфраструктуру компании-заказчика, и клиентские приложения, совместимые с основными операционными системами: Windows, Linux, iOS, Android, Mac OS.

В бесплатной версии VideoMost Server Free можно зарегистрировать до 15 пользователей, лицензия выдаётся на полгода. Доступны следующие инструменты:

• чат;
• показ презентаций;
• демонстрация рабочего стола;
• электронная доска;
• опросы и голосования;
• запись звонков.

В платной версии можно подключить к конференции до 500 пользователей, вести стриминги и потоковые трансляции, модерировать список участников и управлять ходом встречи. Кроме инструментов, включённых в бесплатную версию, доступны следующие функции:

• мобильный мессенджер;
• загрузка файлов;
• режим «Семинар»;
• статусы присутствия.

Возможна интеграция с Outlook, ERP и другими системами.

Яндекс.Телемост

Бесплатный продукт Яндекса для проведения звонков с видео в браузере или десктопной версии. Чтобы подключиться к конференции, достаточно перейти по ссылке. Число пользователей на одной встрече — до 40, длительность сессии не ограничена.

Для использования сервиса в коммерческих целях нужно зарегистрировать организацию в виртуальном офисе «Яндекс 360 для бизнеса», выбрать тариф и внести предоплату.

Webinar

Решение представляет собой набор сервисов для дистанционного обучения и онлайн-встреч. В бесплатном режиме можно провести видеоконференцию длительностью до 60 минут для 30 пользователей. В платной версии доступны встречи с более широкой аудиторией — до 100 пользователей. Также есть возможность устроить онлайн-мероприятие для нескольких тысяч зрителей.

SaluteJazz

SaluteJazz — импортонезависимый продукт, возможности которого мы подробно рассмотрели выше. Чтобы оценить удобство данного решения, попробуйте бесплатную версию.

Продукты из этой статьи:

SaluteJazz

SaluteSpeech