Как организовать видеоконференцию

Продукты из этой статьи:

SberJazz

После 2020 года многие компании перешли на удалённый формат работы или частично заменяют офисные совещания на видеоконференции по интернету.

Использование качественного сервиса видео-конференц-связи — залог того, что онлайн-собрание пройдёт без перебоев. В статье расскажем, как создать видеоконференцию и какие платформы могут в этом помочь.

Какие бывают форматы видеоконференций

Видео-конференц-связь может быть организована:

• в персональном формате — с участием двух человек;
• в групповом формате — с участием более двух лиц.

Персональные

Это самый простой формат связи. В онлайн-звонке участвуют два человека, для проведения созвона оба участника должны установить сервис ВКС, при необходимости — пройти регистрацию.

Собеседники видят и слышат друг друга по видео-конференц-связи, могут предоставить удалённый доступ к своему экрану, чтобы поделиться презентацией, отчётом, изображениями и другими файлами. Часто можно осуществлять видеозапись.

Групповая видеосвязь

Это формат конференц-связи, при котором в беседе участвует более двух человек. Выделяют следующие виды групповой видео-конференц-связи:

• Симметричная. В сеансе участвует группа людей, которые видят и слышат друг друга. Каждый имеет равные возможности — участники могут свободно высказываться в любой момент беседы, организовывать показ своих экранов, создавать общие файлы. Это аналог круглого стола, только все коммуникации ведутся онлайн. Такое решение —аналог круглого стола.

• Ролевая или селекторная видео-конференц-связь. В этом режиме участвуют докладчики, слушатели и модератор. Организатор может назначать роли через панель администратора. Он выводит ведущего «на трибуну», а другие участники видеосвязи могут видеть спикера и слушать его доклад в режиме реального времени. Чаще всего формат используют для организации лекций по интернету.

• Конференция с активацией по голосу. При таком формате ВКС слушатели видят только выступающего на данный момент докладчика. В приложении есть возможность отслеживать голосовую активность всех участников и переключать трансляцию при обнаружении звуковых сигналов. Недостаток такого решения в том, что программа реагирует на любой посторонний шум. Поэтому, чтобы не создавать неудобств слушателям, участникам лучше отключать микрофон и пользоваться им только тогда, когда нужно что-то сказать.

• Вебинар или образовательная онлайн-конференция. Формат образовательного мероприятия позволяет видеть и слышать только выступающего. Лектор может вывести на экран презентацию и другие материалы. Плюс в том, что студенты не отвлекаются и могут полностью сосредоточиться на обучении.

Как правило, ученики не могут общаться между собой. Но если вебинар проходит в реальном времени, то работать можно совместно — например, слушатели могут задавать вопросы спикеру.

Как организовывать видеоконференции

С появлением программ для видеоконференций стало проще организовывать удалённое общение внутри компании. Благодаря конференц-связи по интернету сотрудники тратят меньше времени и ресурсов на обсуждение рабочих вопросов.

Чтобы встреча прошла продуктивно, к её организации важно подготовиться заранее, настроить и проверить работу оборудования, сетей, систем.

Для создания группового звонка вам понадобятся:

• компьютер, ноутбук, планшет или смартфон с веб-камерой;
• высокоскоростной интернет с устойчивым соединением;
• приложение для видео-конференц-связи;
• микрофон, наушники — опционально.

Заранее пройдите регистрацию в программе, если это требуется. Если пользуетесь новым сервисом, посмотрите, как всё работает. Потренируйтесь создавать приглашения, проведите тестовые звонки, убедитесь в стабильности связи, в том числе в наличии необходимых для ВКС функций.

Выбор сервиса для организации видеоконференций

Платформу для создания онлайн-конференций можно выбирать по следующим критериям:

• Количество пользователей. Тем, кто регулярно проводит сеансы видео-конференц-связи в компании, нужно проверить, какие ограничения по числу участников на одной видеовстрече устанавливает сервис. Так, бесплатные решения часто имеют лимит в 10–50 подключений. По качеству связи тоже могут быть ограничения: например, загруженность сервиса может вести к задержке видео и звука. В некоторых случаях есть проблемы с технической поддержкой.
• Импортонезависимость. Даже если вы ранее прошли регистрацию на иностранной платформе и ранее создавали групповые звонки, в какой-то момент могут возникнуть проблемы с оплатой и организацией новых встреч в формате конференц-связи. Поэтому сейчас российский бизнес массово переходит на отечественные решения.
• Защита персональных данных. Если ваша компания работает с конфиденциальными данными, то в целях интернет-безопасности важно выбрать систему с шифрованием и защищёнными протоколами, соответствующую российскому законодательству.
• Длительность сессии. Некоторые сервисы устанавливают лимиты по времени звонка. Приходится следить за таймингом сеанса видео-конференц-связи или постоянно переподключаться, чтобы продолжить общение.
• Функции. Перед регистрацией и созданием звонка изучите возможности нескольких платформ для конференц-связи. Обратите внимание, есть ли обмен файлами, чат, запись встреч, поддержка облачных надстроек.
• Цена. Многие платформы позволяют создавать видеовстречи бесплатно. Такой формат подходит для личного пользования или малого бизнеса, так как бесплатные версии имеют ограничения. Крупным компаниям больше подойдут платные сервисы с расширенными функциями, более высокой киберзащитой, без лимитов по длительности и числу участников видеовстреч.

Возможности платформ для проведения конференций

SberJazz

Российский сервис видеоконференций SberJazz — это удобная и безопасная система видео-конференц-связи. С её помощью можно

• организовывать массовые онлайн-мероприятия — собрания, лекции, семинары;
• создавать корпоративные видеовстречи, тимбилдинги, интервью.

Начать пользоваться бесплатной версией сервиса видеоконференций SberJazz может любой: для этого нужен только компьютер или телефон, планшет и подключение к интернету. Регистрация при создании ВКС минимальна: достаточно указать имя при первом входе.

К плюсам сервиса можно отнести:

1. Импортонезависимость. Все серверы находятся в России, поэтому безопасность и стабильная работа SberJazz гарантирована.
2. Простое использование. У сервиса удобный и понятный интерфейс. Для создания конференции требуется всего пара кликов, подключиться к конференц-связи пользователи могут в браузере или приложении по ссылке.
3. Запись конференции онлайн. Не нужно скачивать сторонние приложения для записи экрана.
4. Встроенный чат. Общайтесь с коллегами и дополняйте спикера, не включая микрофон.
5. Одновременная демонстрация экрана. Вы сможете одновременно просматривать контент вместе с другими участниками. Это особенно удобно, если вы организовываете онлайн-обучение.
6. Технология шумоподавления. Делает речь собеседников на онлайн-конференциях чётче, а также определяет и убирает фоновые шумы.
7. Технология распознавания речи SaluteSpeech. Создание текстовой расшифровки диалогов. С помощью этой функции вы сможете вернуться к содержанию лекции или переговоров после звонка.
8. Оперативная поддержка на русском языке. Все технические нюансы, совместимость оборудования, вопросы по настройкам можно быстро решить с помощью специалистов SberDevices.

Что можно делать на видеовстрече

Возможности для пользователей:

• просмотр участников конференции онлайн;
• переписка в чате;
• создание эмодзи-реакций;
• совместный просмотр видео из интернета;
• запись конференции (доступно на компьютере);
• создание персональных настроек: например, имени или фона.

У администраторов платформы ещё больше возможностей. Они могут:

• выключать видео и звук участников звонка — каждого пользователя в отдельности или все устройства сразу;
• организовывать закрытые встречи только для сотрудников;
• использовать зал ожидания;
• создавать логины и пароли для контроля доступа к звонку;
• запрещать доступ пользователям, которые не прошли регистрацию.

Возможности SberJazz для бизнеса

Если необходим дополнительный контроль над проведением онлайн-конференций, можно воспользоваться корпоративной версией сервиса по одному из двух тарифов: «Бизнес» или «Корпоративный».

Возможности тарифа «Бизнес»:

• интеграция с корпоративными порталами благодаря SDK;
• регистрация до 99 лицензий;
• до 200 участников на встрече;
• администрирование встреч.

По тарифу «Корпоративный» действуют те же условия, только количество лицензий — от 100, а также есть возможность установки сервиса в контуре компании-заказчика (on-prem).

Оборудование для переговорных комнат

Это решение поможет сделать видео-конференц-связь ещё удобнее и повысить качество общения.

SberBox Top — это ТВ-медиацентр, который позволяет проводить видеовстречи на большом экране. Благодаря широкоугольной камере с умным фокусом вы останетесь в кадре даже при перемещении по залу. Можно останавливать и возобновлять воспроизведение видео жестами и отправлять реакции.

SberPortal — смарт-дисплей, который также распознаёт жесты, различает пользователей и держит их в кадре в процессе видеосвязи. Вы сможете включать и выключать воспроизведение, ставить лайки и управлять конференцией с помощью виртуальных ассистентов Салют. При создании SberPortal использован мощный процессор и современная акустическая система.

SberJazz работает как в браузерах, так и в desktop-приложениях для Windows, Linux, macOS. Доступен в App Store, Google Play, RuStore.

TrueConf

Российская платформа для организации видео-конференц-связи. Работает на операционных системах Windows, Linux, macOS, Android, iOS и имеет несколько вариантов поставки.

TrueConf Online — облачная версия с безлимитными звонками в качестве Full HD, инструментами для совместной работы и защищённой связью. Есть платные и бесплатные тарифы. Ограничения по количеству участников — до 20 выступающих и до 120 зрителей в зависимости от тарифа.

TrueConf Server:

• бесплатный сервер для видео-конференц-связи на 10 абонентов. Хорошая возможность протестировать программу;
• полная версия, которая позволяет создавать видеоконференции на 1000 участников и работать автономно в закрытых сетях при интеграции во внутреннюю инфраструктуру компании.

Zoom

Американская платформа для проведения сеансов видео-конференц-связи. Программа доступна для компьютеров, ноутбуков и мобильных устройств. Пользоваться сервисом можно бесплатно после регистрации. Возможности бесплатной версии этой системы для ВКС:

• подключение к одной сессии до 100 участников;
• общение с видео и в чате;
• демонстрация рабочего стола;
• обмен файлами.

С бесплатной лицензией продолжительность групповой видеосвязи ограничена 40 минутами.

Платная подписка снимает ограничение по времени звонка и даёт доступ к расширенным функциям. Например, можно хранить записи видеоконференций в облаке, организовывать потоковое вещание в соцсети, управлять учётными записями пользователей.

Пользуясь Zoom, как и любой другой зарубежной платформой для видео-конференц-связи, стоит быть готовыми к возможным изменениям условий и перебоям со связью, трудностям с поддержкой и оплатой.

Так, с 2022 года компания ограничила работу в России: закрыли возможность оплаты профессиональных лицензий и отключили некоторым корпоративным клиентам доступ к платным аккаунтам.

Google Meet

Физические лица могут пользоваться системой бесплатно, однако платформа ориентирована в первую очередь на бизнес-сегмент. При бесплатном использовании действуют ограничения:

• продолжительность сеанса групповой видеосвязи не более часа;
• максимальное число участников звонка — 100 человек.

В платной версии можно организовывать встречи на 150 или 500 человек в зависимости от тарифа. Также возможна организация прямого эфира на 100 000 зрителей. Доступна круглосуточная онлайн-поддержка.

В платных тарифах открываются дополнительные возможности:

• интеллектуальное шумоподавление,
• запись и хранение встреч на Google Диске,
• отчёты об участниках встречи.

Skype

Это программа от компании Microsoft для видеозвонков и онлайн-переписки, у которой есть мобильные и десктопные версии под основные ОС: Windows, MacOS X и Linux. Мобильное приложение можно установить на телефон или планшет на Android и iOS. Также для организации видеосвязи можно использовать Xbox и устройства с Alexa либо запустить видеоконференцию через браузер.

При использовании платных опций у клиентов из РФ могут возникнуть сложности с оплатой, что затрудняет корпоративное использование Skype.

Microsoft Teams

Microsoft Teams — это платформа для коммуникации от Microsoft, часть пакета инструментов Microsoft 365. Члены команды могут взаимодействовать, обмениваться сообщениями, делиться файлами и работать над проектами в цифровой среде. Основные функции Microsoft Teams:

• Чат. Можно общаться как в индивидуальных диалогах, так и в групповых чатах.
• Каналы. Это пространства, где участники могут вести обсуждения, обмениваться файлами и совместно работать над проектами.
• Видео- и аудиовызовы. Организация сеансов аудио- и видео-конференц-связи с возможностью планирования и присоединения к совещаниям, с записями собраний.
• Обмен файлами и совместная работа. Teams интегрируется с облачными сервисами OneDrive, SharePoint. Пользователи совместно могут работать над документами, презентациями, таблицами и не только.

Microsoft Teams может интегрироваться с другим программным обеспечением Microsoft 365 и сторонними сервисами.

Teams доступен на компьютерах с операционными системами Windows и macOS, а также есть версия для мобильных гаджетов на iOS и Android. Платные версии продукта недоступны на территории России в настоящее время.

Как создавать и планировать интернет-конференции

Расскажем о создании видеоконференции в сервисе SberJazz.

1. Перейдите на сайт jazz.sber.ru или откройте приложение.

2. Чтобы начать проведение конференции, нажмите Создать видеовстречу.

   

3. Включите камеру и микрофон. Для регистрации укажите своё имя и название видеовстречи.

   

4. Если хотите сменить камеру, микрофон или динамики, нажмите на шестерёнку в верхнем правом углу. Здесь же можно выбрать виртуальный фон.

   

5. Задав нужные настройки, нажмите на Создать видеовстречу.

Как присоединиться к видеовстрече

Вы можете пригласить участников присоединиться по ссылке. Как создавать приглашения:

1. Нажмите на кнопку Пригласить на встречу.

   

2. Вы получите ссылку, код и пароль, которые нужно отправить участникам.

   

3. Если хотите добавить видеовстречу в календарь, нажмите Запланировать. Укажите название конференции и нажмите Запланировать ещё раз. Далее вы получите прямую ссылку на видеоконференцию, которую можно отправить участникам по интернету: например, в письме, мессенджере.

   

Видео-конференц-связь — удобное решение для онлайн-общения, которое подходит бизнесу, образовательным платформам, фрилансерам и т. д. Используйте современные отечественные сервисы с быстрой регистрацией и большим набором функций, которые экономят время и обеспечивают хорошую защиту.

Продукты из этой статьи:

SberJazz