Как организовать видеоконференцию
Продукты из этой статьи:
После 2020 года многие компании перешли на удалённый формат работы или частично заменили офисные совещания на видеоконференции.
Использование качественного сервиса для проведения видеозвонков — залог того, что онлайн-встреча пройдёт без перебоев. В статье мы расскажем, как создать видеоконференцию и какие программы могут в этом помочь.
Какие бывают форматы видеоконференций
Видеозвонки можно разделить на две группы — персональные, с участием двух человек, или групповые.
Персональные
Это самый простой формат. В онлайн-встрече участвуют два человека, которые используют для звонка один и тот же сервис.
Собеседники видят, слышат друг друга и могут предоставить доступ к своему экрану, чтобы поделиться презентацией, отчётом, изображениями и другими файлами.
Групповые
Это онлайн-встреча, в которой участвует более двух человек. Можно выделить следующие форматы:
Симметричная. В сеансе участвует группа людей, которые видят и слышат друг друга. Каждый имеет равные возможности — может высказаться, поделиться доступом к контенту и т. д. Это аналог круглого стола, только участники общаются онлайн. Такая встреча предполагает полное вовлечение каждого сотрудника.
Ролевая или селекторная. В этом режиме участвуют докладчики, слушатели и модератор. Организатор может назначать роли через панель администратора. Он выводит ведущего «на трибуну», а другие участники могут видеть спикера и слушать доклад в реальном времени. Чаще всего формат используют для проведения лекций.
Конференция с активацией по голосу. При таком формате слушатели видят только выступающего на данный момент докладчика. Сервис для видеозвонков отслеживает голосовую активность всех участников и переключает трансляцию при обнаружении звуковых сигналов. Недостаток видеоконференций с активацией по голосу в том, что программа реагирует на любой посторонний шум. Поэтому участникам рекомендуют отключать микрофон, если они не планируют говорить.
Вебинар или образовательная онлайн-конференция. Формат образовательного мероприятия предполагает, что участники видят и слышат только выступающего. Лектор может вывести на экран презентацию и другие материалы. Плюс в том, что студенты не отвлекаются и могут полностью сосредоточиться на обучении.
Как правило, ученики не могут общаться между собой. Но если вебинар проходит в реальном времени, то слушатели могут задать вопрос спикеру в чате.
Как организовать видеоконференцию
Благодаря программам для видеоконференций сотрудники могут тратить меньше времени и ресурсов на обсуждение рабочих вопросов и проведение деловых разговоров.
Чтобы встреча прошла продуктивно, важно подготовиться заранее.
Вот что вам понадобится в первую очередь:
- компьютер с веб-камерой, ноутбук, планшет или смартфон;
- высокоскоростной интернет с устойчивым соединением;
- сервис для проведения конференций.
При необходимости также могут потребоваться:
- микрофон;
- наушники;
- программа для записи экрана.
Выбор сервиса для проведения видеоконференций
При выборе платформы для онлайн-конференций мы рекомендуем обратить внимание на следующие параметры:
- Количество участников. Если вы регулярно проводите совещания с сотрудниками, важно учесть, что некоторые сервисы имеют ограничения по количеству участников. Например, бесплатные платформы могут устанавливать лимиты до 50 человек. Также ограничения могут вызвать задержки видео и звука из-за загруженности сервиса.
- Длительность звонков. Если вы не хотите, чтобы трансляция прервалась, обратите внимание на длительность конференции. У некоторых сервисов есть ограничение.
- Защита персональных данных. Если ваша организация работает с защищёнными данными, важно выбрать сервис, который использует шифрование и специализированные кодеки. Большинство платформ не защищают конфиденциальную информацию, а значит, доступы к хранилищам, логинам, паролям и другим данным могут попасть к сторонним лицам. Выход — надёжные разработчики IT-решений, которые уделяют пристальное внимание безопасности своих продуктов, и локальные серверные решения, которые хранят данные на корпоративных серверах.
- Независимость от международных серверов. Из-за массовых ограничений доступов к иностранным сервисам многие компании больше не имеют возможности пользоваться международными системами видео-конференц-связи. Поэтому при выборе платформы рекомендуем выбрать российский импортонезависимый сервис.
- Функции. Изучите возможности платформ для видеозвонков. Например, можно ли обмениваться документами, делать запись экрана, общаться в чате и т. д.
- Стоимость. Сейчас многие платформы предлагают бесплатный доступ к видеозвонкам. Но этот вариант подойдёт небольшим компаниям или обычным пользователям, так как бесплатные версии имеют ограничения в части администрирования видеовстречи. Для компаний с большим штатом сотрудников больше подойдут платные решения с расширенным функционалом и без ограничений.
Возможности платформы для проведения конференций SberJazz
Российский сервис видеоконференций SberJazz — это удобная и безопасная платформа. С его помощью можно проводить массовые онлайн-мероприятия — собрания, лекции, интервью и другие форматы общения. Чтобы начать пользоваться бесплатной версией сервиса видеоконференций SberJazz, понадобится только компьютер или телефон и подключение к интернету.
Плюсы сервиса SberJazz
- Импортонезависимость. Все сервера находятся в России, поэтому безопасность и стабильная работа SberJazz гарантирована.
- Простое использование. У сервиса удобный и понятный интерфейс. К встрече можно подключиться всего в несколько кликов по ссылке.
- Запись конференции онлайн. Не нужно скачивать сторонние программы для записи экрана.
- Встроенный чат. Общайтесь с коллегами и дополняйте спикера, не включая микрофон.
- Одновременная демонстрация экрана. Вы сможете одновременно просматривать контент вместе с участниками встречи. Это особенно удобно для онлайн-обучения.
- Технология шумоподавления. Делает речь собеседников на онлайн-конференциях чётче, а также определяет и убирает фоновые шумы.
- Технология распознавания речи SaluteSpeech. Расшифровывает речь спикера в текст и отображает в общем чате. С помощью этой функции вы сможете вернуться к содержанию встречи после звонка. Также эта технология помогает людям с нарушением слуха чувствовать себя уверенно на совещаниях.
Что можно делать при видеозвонке
Участники смогут:
- просматривать участников конференции;
- приглашать новых участников присоединиться;
- переписываться в чате;
- отправлять эмодзи-реакции, в том числе жестами, если вы подключились через SberPortal или SberBox Top;
- демонстрировать экран;
- совместно просматривать видео из интернета;
- переключаться с фронтальной на тыловую камеру;
- запускать и завершать запись конференции (доступно на компьютере);
- включать или выключать микрофон и камеру;
- задавать персональные настройки: например, имя или фон.
У администраторов платформы, которые используют корпоративные лицензии, больше возможностей. Они могут:
- выключать видео и звук участников звонка — каждого в отдельности или всех сразу;
- исключать из встречи;
- проводить закрытые встречи только для сотрудников;
- использовать зал ожидания;
- закрывать встречу логин-паролем.
Возможности SberJazz для бизнеса
Если необходим дополнительный контроль над проведением онлайн-конференций, можно воспользоваться корпоративной версией сервиса по одному из двух тарифов: «Business» или «Enterprise».
«Business» предусматривает возможность интеграции с корпоративными порталами благодаря SDK, до 100 лицензий, администрирование встреч.
По тарифу «Enterprise» действуют те же условия, только количество лицензий — от 100, а также есть возможность установки сервиса в контуре компании-заказчика (on-prem).
Оборудование для переговорных комнат
Это устройства, которые сделают ваше общение ещё удобнее и эффективнее.
SberBox Top — это ТВ-медиацентр, который позволяет проводить видеовстречи на большом экране. Благодаря широкоугольной камере с умным фокусом вы останетесь в кадре даже при перемещении по залу. Также можно останавливать и возобновлять воспроизведение видео жестами и отправлять реакции.
SberPortal — смарт-дисплей, который также распознаёт жесты, различает пользователей и держит их в кадре во время видеозвонков. Вы сможете управлять воспроизведением, ставить лайки и управлять конференцией с помощью виртуальных ассистентов Салют . SberPortal оснащён мощным процессором и современной акустической системой.
Как создать или запланировать интернет-конференцию
Расскажем о создании видеоконференции в сервисе SberJazz.
Перейдите на сайт jazz.sber.ru или откройте приложение.
Чтобы начать конференцию, нажмите Создать видеовстречу.
Включите камеру и микрофон. Укажите своё имя и название встречи.
Если хотите сменить камеру, микрофон или динамики, нажмите на шестерёнку в верхнем правом углу. Здесь же можно выбрать виртуальный фон.
Задав нужные настройки, нажмите на Создать видеовстречу.
Как присоединиться к видеовстрече
Вы можете пригласить участников присоединиться по ссылке.
Чтобы оправить приглашения, нажмите на кнопку Пригласить на встречу. Вы получите ссылку, код и пароль, которые нужно отправить участникам.
Если хотите добавить встречу в календарь, нажмите Запланировать. Укажите название конференции и нажмите Запланировать ещё раз. Далее вы получите прямую ссылку на встречу, которую можно отправить участникам.
Видеозвонки — удобное решение для онлайн-общения, которое подходит бизнесу, образовательным платформам, фрилансерам и т. д. Советуем использовать современные сервисы, которые экономят время, защищают данные и предлагают удобные функции.
Продукты из этой статьи:
