Как организовать видеоконференцию

Продукты из этой статьи:

SaluteJazz

Что такое онлайн встреча

Онлайн-встреча — общение, при котором два человека и более взаимодействуют друг с другом, используя цифровые технологии и интернет-соединение. Онлайн-обсуждения не требуют от участников физического присутствия в одном месте, поэтому часто используются в бизнесе и для личных целей.

Онлайн-встречи позволяют экономить время и ресурсы, поскольку участники могут подключаться к ним из любой точки, где есть интернет. Можно проводить любые встречи — коворкинг-сессии, дружеские посиделки и даже «видеовечеринки».

Онлайн конференция

Онлайн-конференция — это большая удалённая встреча, где участники собираются вместе в виртуальном пространстве для обсуждения определённой темы или проведения делового мероприятия. Часто над такими встречами работает крупная команда, которая должна организовать обсуждение с многоуровневой структурой и сложной программой.

Как это работает: участники подключаются к встрече через специализированные сервисы или площадки, которые позволяют им видеть и слышать друг друга, демонстрировать презентации, делиться экраном и в целом взаимодействовать в режиме реального времени. Такие онлайн-встречи могут проводиться как на бесплатной, так и на платной основе, в зависимости от используемых программ и функционала.

От онлайн-совещаний и других встреч конференции отличаются целями и масштабом. Онлайн-конференции — это массовые, образовательные и сетевые мероприятия, которые позволяют участникам обмениваться знаниями и заводить полезные знакомства.

Удалённая встреча, в отличие от очной, объединяет на мероприятии людей со всего мира. Это делает «онлайн» особенно востребованным, позволяя организовывать масштабные деловые, научные и другие встречи с широким кругом участников, независимо от их географического местоположения. А ещё после встречи остаётся запись с полезной информацией.

После 2020 года многие компании перешли на «удалёнку» или частично заменяют офисные совещания на встречи и обсуждения в интернете.

Использование качественной площадки — залог того, что собрание пройдёт без перебоев. В статье расскажем, как создать видеоконференцию и какие программы могут в этом помочь.

Какие бывают форматы видеоконференций

Конференц-связь можно организовать:

• в персональном формате — с участием двух человек;
• в групповом формате — с участием более двух лиц.

Персональные звонки

Это самый простой вариант связи. В онлайн-звонке участвуют два человека, для проведения созвона оба участника должны установить программу ВКС, при необходимости — пройти регистрацию.

Собеседники видят и слышат друг друга по видео-конференц-связи (ВКС),а также могут дать удалённый доступ к своему экрану, чтобы поделиться презентацией, отчётом, изображениями и другими файлами. Онлайн-встречи привлекают тем, что позволяет включать запись и фиксировать на видео важные моменты.

Групповая видеосвязь

Это значит, что встреча команды проходит в режиме, при котором в обсуждении участвует более двух человек. Выделяют следующие виды групповой конференцсвязи:

• Симметричная. В сеансе встречи участвует группа людей, которые видят и слышат друг друга. Каждый из участников обсуждения может свободно высказываться, показывать свой экран, создавать общие файлы. Это аналог круглого стола, только все коммуникации ведутся онлайн, и все участники в итоге могут получить запись встречи.
• Ролевая или селекторная видео-конференц-связь. В этом режиме участвуют докладчики, слушатели и модератор. Организатор может назначать роли через панель администратора. Он выводит ведущего «на трибуну», а другие участники видеосвязи могут видеть спикера и слушать его доклад в режиме реального времени. Чаще всего такие ролевые встречи используют для организации лекций по интернету.
• Конференция с активацией по голосу. При таком типе ВКС слушатели видят только выступающего на данный момент докладчика. В приложении есть функции отслеживания голосовой активности всех участников обсуждения. Когда программа фиксирует голос, она выводит на главный экран того, кто говорит. Недостаток решения в том, что приложение реагирует на любой посторонний шум. Поэтому, чтобы не создавать неудобств слушателям, участникам обсуждения лучше отключать микрофон и пользоваться им только тогда, когда нужно что-то сказать.
• Вебинар или образовательная онлайн-конференция. На вебинарах и подобных онлайн-встречах можно видеть и слышать только выступающего. Лектор может вывести на экран презентацию и другие материалы. Плюс в том, что студенты не отвлекаются и могут полностью сосредоточиться на обучении.

Как правило, ученики не могут общаться между собой.** Но если вебинар проходит в реальном времени, то работать можно совместно — например, слушатели могут задавать вопросы спикеру.

Часто во время таких занятий ведётся запись. Это нужно, чтобы студенты могли пересмотреть лекцию и разобрать новый материал ещё раз.

Как организовывать видеоконференции

С появлением программ для видеоконференций стало проще организовать удалённое общение внутри компании: обсуждения, онлайн-совещания. Благодаря специальной связи по интернету сотрудники тратят меньше времени и ресурсов на решение рабочих вопросов.

Чтобы встреча команды прошла продуктивно, к её организации важно подготовиться заранее, настроить и проверить работу оборудования, сетей, систем.

Для создания группового звонка вам понадобятся:

• компьютер, ноутбук, планшет или смартфон с веб-камерой;
• высокоскоростной интернет с устойчивым соединением;
• приложение для конференцсвязи;
• микрофон, наушники — опционально.

Заранее пройдите регистрацию в программе, если это требуется. Если пользуетесь новой программой, изучите, как она работает. Потренируйтесь создавать приглашения, проведите тестовые звонки, убедитесь в стабильности связи, наличии необходимых для ВКС функций, в том числе — проведение записи.

Выбор сервиса для организации видеоконференций

Площадку для создания онлайн-конференций можно выбирать по следующим критериям:

• Количество пользователей. Тем, кто регулярно проводит сеансы конференцсвязи в команде, нужно проверить, какие ограничения по числу участников на одной онлайн-встрече устанавливает сервис. Так, бесплатные решения часто имеют лимит в 10–50 подключений. По качеству связи тоже могут быть ограничения: например, загруженность площадки может вести к задержке видео и звука. В некоторых случаях есть проблемы с технической поддержкой.
• Импортонезависимость. Даже если вы ранее прошли регистрацию на иностранной площадке и ранее создавали групповые звонки, в какой-то момент могут возникнуть проблемы с оплатой и организацией новых встреч команды. Поэтому сейчас российский бизнес массово переходит на отечественные решения.
• Защита персональных данных. Если ваша компания работает с конфиденциальными данными, то в целях интернет-безопасности важно выбрать систему с шифрованием и защищёнными протоколами, соответствующую российскому законодательству.
• Длительность сессии. Некоторые программы устанавливают лимиты по времени звонка. Приходится следить за таймингом сеанса мероприятия или постоянно переподключаться, чтобы продолжить общение.
• Функции. Перед регистрацией и созданием звонка изучите возможности нескольких платформ для конференц-связи. Обратите внимание, есть ли обмен файлами, чат, запись встреч, поддержка облачных надстроек.
• Цена. Многие программы позволяют создавать онлайн-встречи бесплатно. Такой формат подходит для личного пользования или малого бизнеса — потому что версии на «базовых» тарифах обычно имеют ограничения. Крупным компаниям больше подойдут платные программы с расширенными функциями, усиленной киберзащитой, без лимитов по длительности и числу участников онлайн-встреч команд.

Возможности платформ для проведения конференций

SaluteJazz

Российский сервис видеовстреч SaluteJazz — это удобная и безопасная система ВКС. С её помощью можно:

• организовать массовые мероприятия — собрания, обсуждения, лекции, семинары;
• проводить онлайн-совещания — оперативно подключаться с созвону и обсуждать рабочие вопросы;
• создавать корпоративные онлайн-встречи команды — например, тимбилдинги и виртуальные квесты;
• делать и сохранять записи мероприятий.

Начать пользоваться бесплатной версией программы SaluteJazz может любой: для этого нужен только компьютер, телефон или планшет и подключение к интернету. Регистрация при создании ВКС минимальна: достаточно указать имя при первом входе. К плюсам SaluteJazz можно отнести:

• Импортонезависимость. Все серверы находятся в России, поэтому безопасность и стабильная работа гарантирована.
• Простое использование. Удобный и понятный интерфейс. Для создания встречи требуется всего пара кликов, подключиться к ВКС пользователи могут в браузере или приложении по ссылке.
• Запись встреч онлайн. Не нужно скачивать сторонние приложения для записи экрана.
• Встроенный чат. Общайтесь с коллегами и дополняйте спикера, не включая микрофон.
• Одновременная демонстрация экрана. Вы сможете одновременно просматривать контент вместе с другими участниками. Это особенно удобно, если вы организуете онлайн-обучение.
• Технология шумоподавления. Делает речь собеседников на встречах в интернете чётче, а также определяет и нейтрализует фоновые шумы.
• Технология распознавания речи SaluteSpeech. Создание текстовой расшифровки диалогов. С помощью этой функции вы сможете вернуться к содержанию лекции или переговоров после звонка.
• Оперативная поддержка на русском языке. Все технические нюансы, совместимость оборудования, вопросы по настройкам можно быстро решить с помощью специалистов SberDevices.

Что можно делать на видеовстрече

Пользователи могут:

• видеть, что присутствует на встрече;
• переписываться в в чате;
• реагировать на происходящее с помощью эмодзи;
• совместно смотреть видео из интернета;
• запускать запись встречи (доступно на компьютере);
• устанавливать персональные настройки: например, менять имя или фон.

Администраторы площадки могут ещё больше:

• выключать видео и звук участников звонка — каждого пользователя в отдельности или все устройства сразу;
• организовывать закрытые встречи только для сотрудников;
• использовать зал ожидания;
• создавать логины и пароли для контроля доступа к звонку;
• запрещать доступ пользователям, которые не прошли регистрацию.

Возможности SaluteJazz для бизнеса

Если необходим дополнительный контроль над проведением онлайн-конференций, можно воспользоваться корпоративной версией по одному из двух тарифов: «Бизнес» или «Корпоративный».

Функции тарифа «Бизнес»:

• интеграция с корпоративными порталами благодаря SDK;
• регистрация до 99 лицензий;
• до 200 участников на встрече команд;
• администрирование встреч.

По тарифу «Корпоративный» действуют те же условия, только количество лицензий — от 100, а также есть функция установки программы в контуре компании-заказчика (on-prem).

Оборудование для переговорных комнат

Это решение поможет сделать конференц-колл ещё удобнее, что повысит качество общения.

SberBox Top — это ТВ-медиацентр, который позволяет проводить встречи команды с демонстрацией видео на большом экране. Благодаря широкоугольной камере с умным фокусом вы останетесь в кадре даже при перемещении по залу. Можно останавливать и возобновлять воспроизведение видео жестами и отправлять реакции.

SberPortal — смарт-дисплей, который также распознаёт жесты, различает пользователей и держит их в кадре в процессе видеосвязи. Вы сможете включать и выключать воспроизведение, ставить лайки и управлять встречей с помощью виртуальных ассистентов Салют. При создании SberPortal использован мощный процессор и современная акустическая система.

SaluteJazz работает как в браузерах, так и в desktop-приложениях для Windows, Linux, macOS. Доступен в App Store, Google Play, RuStore.

TrueConf

Российская площадка для организации встреч в формате видео. Работает на операционных системах Windows, Linux, macOS, Android, iOS и имеет несколько вариантов поставки. TrueConf Online — облачная версия с безлимитными звонками в качестве Full HD, инструментами для совместной работы и защищённой связью. Есть платные и бесплатные тарифы. Ограничения по количеству участников — до 20 выступающих и до 120 зрителей в зависимости от тарифа.

TrueConf Server:

• сервер подходит для видео-конференц-связи команд, в составе которых 10 и менее человек;
• полная версия позволяет проводить онлайн-совещания на 1000 участников и работать автономно в закрытых сетях при интеграции во внутреннюю инфраструктуру компании.

Zoom

Американская программа для проведения сеансов ВКС, доступная для компьютеров, ноутбуков и мобильных устройств. Пользоваться Zoom можно бесплатно после регистрации. Вот, что можно делать на бесплатном тарифе:

• подключать к одной сессии до 100 пользователей;
• общаться с видео и в чате;
• демонстрировать рабочий стол;
• обмениваться файлами.

Но при этом групповая онлайн-встреча команды будет ограничена 40 минутами.

Платная подписка снимает ограничение по времени звонка и даёт доступ к расширенным функциям. Например, можно хранить записи онлайн-совещаний в облаке, организовывать потоковое вещание в соцсети, управлять учётными записями пользователей.

Пользуясь Zoom, как и любой другой зарубежной площадкой для видео-конференц-связи, стоит быть готовыми к возможным изменениям условий и перебоям со связью, трудностям с поддержкой и оплатой.

Так, с 2022 года компания ограничила работу в России: стало сложнее оплачивать профессиональные лицензии — приходится делать это через карты зарубежных банков или посредников.

Google Meet

Платформа ориентирована в первую очередь на бизнес-сегмент, но пользоваться ей могут и физические лица. Однако на базовом тарифе:

• продолжительность сеанса групповой видеосвязи ограничена часом;
• максимальное число участников звонка — 100 человек.

В платной версии можно организовывать встречи на 150 или 500 человек в зависимости от тарифа. Также возможна организация прямого эфира на 100.000 зрителей. Доступна круглосуточная онлайн-поддержка.

В платных тарифах открываются дополнительные функции:

• интеллектуальное шумоподавление,
• запись и хранение встреч на Google Диске,
• отчёты об участниках встречи.

Skype

Это программа для видеозвонков и переписок в интернете, у которой есть мобильные и десктопные версии под основные ОС: Windows, MacOS X и Linux. Мобильное приложение можно установить на телефон или планшет с Android или iOS. Также для организации видеосвязи можно использовать Xbox и устройства с Alexa либо запустить встречу через браузер.

При использовании платных опций у клиентов из РФ могут возникнуть сложности с оплатой, что затрудняет корпоративное использование Skype.

Microsoft Teams

Microsoft Teams — это платформа для коммуникации от Microsoft, часть пакета инструментов Microsoft 365. Члены команды могут взаимодействовать, обмениваться сообщениями, делиться файлами и работать над проектами в цифровой среде. Основные функции Microsoft Teams:

• Чат. Можно общаться как в индивидуальных диалогах, так и в групповых чатах.
• Каналы. Это пространства, где участники могут вести обсуждения, обмениваться файлами и совместно работать над проектами.
• Видео- и аудиовызовы. Организация сеансов аудио- и видео-конференц-связи с возможностью планирования и присоединения к онлайн-совещаниям, с записями собраний.
• Обмен файлами и совместная работа. Teams интегрируется с облачными сервисами OneDrive, SharePoint. Пользователи совместно могут работать над документами, презентациями, таблицами, а потом получить запись всей встречи.

Microsoft Teams может интегрироваться с другим программным обеспечением Microsoft 365 и сторонними площадками.

Teams доступен на компьютерах с операционными системами Windows и macOS, а также есть версия для мобильных гаджетов на iOS и Android. Платные версии продукта недоступны на территории России в настоящее время.

Как создавать и планировать интернет-конференции

Расскажем о создании видеоконференции в программе SaluteJazz.

1. Перейдите на сайт jazz.sber.ru или откройте приложение.

2. Чтобы начать звонок, нажмите Создать видеовстречу.

   

3. Включите камеру и микрофон. Для регистрации укажите своё имя и название онлайн-встречи.

   

4. Если хотите сменить камеру, микрофон или динамики, нажмите на шестерёнку в верхнем правом углу. Здесь же можно выбрать виртуальный фон.

   

5. Задав нужные настройки, нажмите на Создать видеовстречу.

Как присоединиться к онлайн-встрече

Вы можете пригласить участников присоединиться по ссылке. Как создавать приглашения:

1. Нажмите на кнопку Пригласить на встречу.

   

2. Вы получите ссылку, код и пароль, которые нужно отправить участникам.

   

3. Если хотите добавить видеовстречу в календарь, нажмите Запланировать. Укажите название конференции и нажмите Запланировать ещё раз. Далее вы получите прямую ссылку на видеоконференцию, которую можно отправить участникам по интернету: например, в письме, мессенджере.

   

Конференц-звонок — удобное решение для онлайн-общения, которое подходит бизнесу, образовательным платформам, фрилансерам. Используйте современные отечественные программы с быстрой регистрацией и большим набором функций, которые экономят время команды на обсуждение задач и обеспечивают хорошую защиту.

Продукты из этой статьи:

SaluteJazz