Как организовать корпоратив: полный гайд от идеи до проведения

Продукты из этой статьи:

SaluteJazz ВКС

SaluteJazz Webinars

Устраивать корпоративы для коллег, сотрудников, деловых партнёров можно не только офлайн, но и онлайн.

Поводы собраться вместе:

• праздники — Новый год, Рождество;

• укрепление командного духа, знакомство с новыми сотрудниками;

• день рождения компании.

Структура мероприятия online отличается от классического корпоратива в ресторане или кафе. Поэтому у специалистов по работе с персоналом возникает много вопросов: как провести мероприятие интересно, кого пригласить, как сплотить большую команду на удалёнке, какой формат выбрать для новичков и опытных сотрудников, как пригласить участников и обеспечить явку.

Зачем переводить корпоратив в онлайн-формате?

Онлайн-формат даёт возможность собрать команду, которая работает в разных городах и даже странах, без затрат на аренду площадки и логистику. При этом важно помнить: простой созвон с подведением итогов и награждением — это скучно. Цель онлайн-корпоратива — не просто провести собрание, а:

• укрепить командный дух;

• создать ощущение праздника;

• отвлечься от рутинных бизнес-процессов;

• улучшить взаимодействие между отделами, филиалами и подразделениями.

  
  
  

5 шагов к идеальному онлайн-мероприятию

Шаг 1. Выбор платформы

Для проведения встречи в виртуальном пространстве необходимо заранее подобрать платформу для видеосвязи. К 2026 году российские сервисы видеоконференций значительно продвинулись в развитии. По данным исследования J’son & Partners Consulting, наиболее высокие баллы по интегральному показателю, учитывающему объём, содержание и качество ИИ-функций, продемонстрировали SaluteJazz, «МТС Линк» и TrueConf и другие.

Ключевые критерии выбора платформы для корпоратива:

• поддержка нужного количества участников;

• возможность подключения по ссылке без установки ПО;

• качественное шумоподавление и стабильный звук;

• наличие интерактивных инструментов (опросы, чат, реакции);

• функция записи и расшифровки встречи.

На чём можно сэкономить при организации онлайн-встречи:

• аренда ресторана, кафе или другой площадки;

• подарки для сотрудников (мерч, вещи с логотипами);

• еда, перекусы и снеки.

На чём НЕЛЬЗЯ экономить:

• качественная платформа (отсутствие лагов и сбоев);

• технический специалист (модератор эфира);

• скорость интернета у ведущего.

В противном случае есть риск помех, посторонних шумов, отключений и необходимости переподключения.

Шаг 2. Прогрев (преактивация)

Особенность онлайн-корпоративов — необходимость преактивации (прогрева). В офлайн-формате люди уже собрались в одном помещении, и внимание удержать проще. В онлайне без предварительного прогрева есть риск, что до мероприятия дойдёт не больше 20–30% персонала.

Инструменты для преактивации:

• Рассылки — опросы по поводу формата мероприятий и подарков, приглашения (в электронном письме, в аудиоформате, в видеоролике), легенда корпоратива и тизер.

• Шоу-боксы — сотрудникам отправляют реквизит, необходимый для проведения мероприятия (элементы декора, тематические костюмы, аксессуары).

• Соревнования и вызовы — в рамках преактивации устраивают челленджи и флешмобы между отделами, подразделениями, филиалами.

• Закулисье — сотрудники получают видео, аудио, фото и другие материалы, в которых показывается бэкстейдж подготовки корпоратива онлайн.

Также можно организовать многосерийные фильмы и квесты, которые подводят сотрудников к тимбилдингу в формате online.

Шаг 3. Сборка команды и модерация

Для проведения успешного онлайн-корпоратива необходимо:

• назначить модератора, который координирует участников и управляет чатами;

• обеспечить техническую поддержку на случай сбоев;

• продумать программу и пригласить артистов (если это предусмотрено форматом).

Шаг 4. Техническая проверка

Перед мероприятием обязательно проведите техническую репетицию:

• проверьте качество звука и видео;

• протестируйте демонстрацию экрана;

• убедитесь, что все интерактивные функции (опросы, чат, реакции) работают корректно.

Как выбрать формат для вашей команды?

В офлайн много внимания уделяют этапу «развитие» (выступления артистов, конкурсы, фокусы). В онлайн-мероприятиях эта стадия также важна, но необходимо сделать так, чтобы каждый сотрудник был вовлечён в действие, а не становился пассивным зрителем.

Команда специалистов по работе с персоналом может выбирать из множества форматов. Задача — подобрать активности, которые понравятся большинству сотрудников (с учётом возраста, увлечений, персональных предпочтений и других факторов).

Желательно комбинировать различные форматы: речь, музыка, интерактив — чтобы поддерживать внимание аудитории.

Для активных: вечеринки и квизы

Online-party — вечеринка в любой стилистике:

• Восток, Гавайи;

• Звёздные войны, Гарри Поттер;

• космос, пираты;

• стиляги, back to USSR и так далее.

В программу мероприятия можно включить:

• выступления руководителей и топ-менеджеров;

• интерактивы и активности;

• профессионального ведущего;

• чаты по интересам;

• спикеров из числа звёзд;

• конкурсы с корпоративным мерчем или другими подарками.

Онлайн-квизы — формат, который позволяет:

• узнать что-то новое;

• повысить образовательный уровень;

• внедрить элементы соперничества.

Проводить мероприятия можно как для сотрудников, так и для членов их семей. В ходе корпоратива на экранах компьютеров появляются вопросы из различных сфер:

• музыка;

• искусство;

• кино;

• эстрада;

• наука;

• промышленность.

Можно добавить несколько раундов с заданиями, связанными с деятельностью компании:

• IT;

• бухгалтерия;

• страхование;

• финансы;

• продажи;

• консалтинг.

Также можно устраивать интеллектуальные шоу по мотивам «Умники и умницы», «Своя игра», «Что? Где? Когда?». Продолжительность мероприятия — до 2 часов.

Для интеллектуалов: «Мафия» и настольные игры

При помощи сервисов видеотрансляций можно устраивать корпоратив с играми:

Для творческих: караоке и мастер-классы

Караоке — музыкальная видеоконференция (онлайн-квартирник), формат, который подходит творческим командам. На платформе для видеоконференций собираются команды и члены семей сотрудников.

Тематику можно выбрать заранее:

• зарубежные хиты;

• народная музыка;

• современные российские исполнители;

• советские песни.

После основной части с исполнением музыкальных композиций в эфире объявляется голосование. Победители получают подарки. При организации музыкальных конкурсов важно обеспечить качественный звук — для этого подходят платформы с функцией шумоподавления.

Мастер-классы — интересный формат, но стоит:

• уточнить интересы коллег;

• подготовить материалы и реквизит для участия;

• обеспечить условия для мастер-класса онлайн.

Варианты мастер-классов:

• оригами, складывание фигурок из картона;

• рисование картин;

• нанесение макияжа;

• моделирование;

• создание галстуков-бабочек;

• декор для новогодних праздников;

• приготовление первых или вторых блюд, коктейлей.

Сотрудники будут приходить на мероприятия, которые интересны именно им. К примеру, вряд ли стоит заказывать МК по макияжу, если в штате больше 40% — мужчины. Длительность мероприятия — до 2–3 часов.

Для азартных: онлайн-казино

Можно организовать игру на фан-деньги или подарки от компании. Чтобы дополнить атмосферу казино, используют костюмы, оборудование, мебель.

Варианты игр в казино онлайн:

• рулетка — американская, европейская, малая, любительская, французская;

• покер — малый, любительский, профессиональный, спортивный;

• блэк-джек — игровой, прокатный, корпоративный;

• крэпс, кости, колесо фортуны и другие варианты.

Есть алкогольные, безалкогольные, винные, кулинарные, мясные казино и многие другие.

Возможно проведение мероприятий с приглашением:

• дилера — крупье, который отвечает за игровой процесс;

• пит-босса — человека, который курирует работу дилера.

Игру ведут не на реальные деньги, а на фантики и призы. Можно внедрить программу, по которой участники смогут обменивать фан-деньги на корпоративные подарки и активности: сессию с психологом, мерч, курсы английского языка, отгул (дополнительный выходной) или другие.

Стоит позаботиться о технических возможностях трансляции, чтобы все участники вовремя получали информацию о процессе (приём ставок, раздача карт, вращение рулетки, бросание кубиков и так далее).

Готовое решение: платформа SaluteJazz

Для видеоконференций и корпоративов онлайн доступно российское программное обеспечение SaluteJazz (ранее SberJazz). Сервис используют не только для организации командной работы, но и для корпоративов, отдыха, обучения.

Ключевые функции для корпоратива

• До 600 сотрудников — сервис подходит для организации трансляции на уровне отдела или средней компании (если планируете приглашать больше 600 участников, стоит попробовать SaluteJazz Webinars).

• Подключение по ссылке — коллегам не нужно скачивать и устанавливать программное обеспечение.

• ИИ-функции — расшифровка встречи, шумоподавление, замена фона.

• Получение итогов встречи после её завершения.

• Демонстрация экрана несколькими участниками одновременно — обменивайтесь информацией, внедряйте интерактивные элементы, рассказывайте правила игры.

• Зал ожидания и планирование встречи — управление доступами для организации мероприятия.

• Список присутствующих — в один клик организатор увидит, все ли сотрудники присоединились к видеотрансляции.

• Эмодзи-реакции — элементы интерактива (лайк, дизлайк, аплодисменты).

• Опция «Поднять руку» — возможность высказать идею или мнение, не перебивая других участников.

• Проведение опросов — сотрудники могут голосовать и выбирать продукты или решения.

• Отображение встречи — сервис автоматически обозначает спикера, который говорит или показывает презентацию, а пользователь может настраивать формат картинки.

SaluteJazz — это не только сервис, при помощи которого удалённые команды могут работать, проводить созвоны и конференции. Платформа подходит для организации корпоративных мероприятий и досуга. Решение могут использовать не только компании, которые получили бизнес-лицензию программного продукта. Доступна базовая версия SaluteJazz для тех, кто только присматривается к сервисам видеотрансляций и конференций онлайн.

Протестируйте SaluteJazz для своего корпоратива — начните с бесплатной версии уже сегодня.

Продукты из этой статьи:

SaluteJazz ВКС

SaluteJazz Webinars