Как правильно организовать семинар

Продукты из этой статьи:

SaluteJazz ВКС

SaluteBot

Инструменты для увеличения продаж

SaluteJazz Webinars

Как провести семинар: пошаговая инструкция с программой подготовки, учётом требований и особенностей, подбором инструментов для организации нужна не только высшим учебным заведениям.

Семинар — это вид учебных занятий, который подразумевает обсуждение докладов, рефератов, контрольных, самостоятельных работ. Как правило, в вузах практические занятия составляют часть образовательного процесса и следуют за курсом лекций, когда преподаватель 2–3 недели начитывает материал.

Но проводят семинары не только в вузах, ссузах или иных учебных заведениях. Мероприятия с возможностью обсуждать темы, задавать вопросы, устраивать дискуссии, обучать сотрудников востребованы другими субъектами:

• Бизнесом (встречи с представителями государственных органов, региональные и международные конференции, внутрикорпоративные созвоны, курсы повышения квалификации).
• Представителями научного сообщества (обсуждение вопросов в разных областях ― химия, физика, математика, фармацевтика и др.
• Работниками культуры, промышленности, других отраслей (обмен знаниями, поиск решения проблем).

Виды семинаров и их цели

В зависимости от специфики проведения в учебных заведениях выделяют такие семинары:

• Междисциплинарные — проблема рассматривается в разных аспектах, приглашаются преподавателей смежных дисциплин.
• Тематические — план организации и проведения выстроен так, что акцент сделан на конкретных вопросах.
• Проблемные — организовывают и проводят в формате групповой дискуссии.
• Ориентационные — в центре внимания находятся новые аспекты известных тематик, способы решения проблем или достижения целей.

Спецсеминары и спецпрактикумы необходимы, чтобы лучше углубиться в материал, овладеть практическими навыками. Важно правильно выбрать формат мероприятия. В зависимости от целей и задач семинары могут проходить в форме:

• дискуссии;
• деловой игры;
• коллоквиума;
• вопросно-ответного диалога;
• пресс-конференции;
• диспута;
• комментированного чтения первоисточников.

Есть также другие формы занятий, при помощи которых можно обучать студентов и слушателей. Для бизнес-целей организуют деловые встречи, тренинги, мероприятия с приглашением известных лиц из определённой отрасли.

Подготовка к семинару

Пошаговая инструкция, как правильно организовать семинар, подразумевает необходимость назначить модератора (в учебных заведениях эта роль принадлежит преподавателю, на бизнес-мероприятиях нужен отдельный специалист), организовать питание, решить вопрос с уборкой.

На данном этапе рекомендуют:

• Правильно определить цели и задачи (обсуждение проблемы, изучение практики, рассмотрение темы в комплексе с другими).
• Составить структуру (план) — программа может включать обсуждение темы и подтем, дополнительные логические блоки, перерывы.
• Провести пробный запуск — проверить работу оборудования и программного обеспечения, наличие раздаточных материалов, возможность уложиться в ограниченные временные рамки.
• Подготовить материалы — рекомендуют оформлять презентации, буклеты, схемы, задания.
• Проверить пространство и время — для проведения мероприятия нужно помещение, точный тайм-слот, уведомление аудитории.

Как правило, крупные компании приглашают представителей event-индустрии. Для обсуждения сметы, подбора помещений, спикеров, плана проведения прибегают к созвонам. Сервис для видеоконференций SaluteJazz помогает поддерживать эффективную коммуникацию с командой и подрядчиками.

Планирование семинара

Правильно организовывать и проводить семинарские занятия в учебных аудиториях часто проще, так как используются готовые наработки. Преподаватель заранее озвучивает тему, выдаёт материалы или источники информации. В ходе семинарских занятий он выступает в качестве координатора и модератора. Формат позволяет обучать через практику.

Основные нюансы, как организовать семинар правильно:

• Обеспечить связь со спикерами, напомнить о дате и времени (как правило, за 7–10 дней до проведения).
• Проверить презентации авторов за 7–14 дней до мероприятия (открываются ли, поддерживается ли формат, не нужно ли дополнительно оформлять слайды, соответствует ли материал установленным требованиям).
• Провести дежурный обзвон за 24–36 часов до начала (это важно, чтобы оперативно корректировать ход мероприятия в случае проблем у выступающих).
• Зарегистрировать участников минимум за 1 час до начала (спикерам и административному персоналу необходимо прийти раньше).

Пока участники регистрируются, в зале идёт работа:

• техники проверяют компьютеры, свет, микрофоны;
• спикеры передают файлы с презентациями ведущему;
• организаторы уточняют количество участников.

Как провести семинар

Есть два традиционных формата:

• офлайн;
• онлайн.

С 2020 года формат встреч онлайн стали использовать не только в образовательном процессе, но и в других сферах. Появились платформы для проведения семинаров с возможностью записи видео и аудио, модерации, использования интерактивных элементов.

Основные стадии проведения:

• вступление — ведущий произносит вступительное слово, оглашает темы, регламент, отвечает на вопросы слушателей;
• выступления спикеров — модераторы следят за временем, тематикой, руслом дискуссий;
• завершение — участники подводят итоги, отвечают на вопросы.

Онлайн

Организовывать и проводить встречи онлайн с платформой SaluteJazz удобно и ведущему, и посетителям. Как правильно начать мероприятие:

1. Зайти на сайт SaluteJazz через браузер или скачать приложение.
2. Нажать «Создать видеовстречу». Нужно указать имя организатора, название учебной дисциплины, курса, урока. Чтобы включить видео и звук, необходимо нажать на значки микрофона и камеры.
3. Кликнуть «Пригласить на встречу» и получить ссылку. Её необходимо разослать участникам ― они смогут присоединиться с любого устройства без регистрации.

Организация обучения со SaluteJazz удобна тем, что ссылка остаётся активной, даже когда встреча закончилась. Ссылку можно использовать для повторных занятий. Опция «Запланировать» позволяет создавать встречи по расписанию.

Если нужно организовывать и проводить масштабное мероприятие на более, чем 200 слушателей и 100 спикеров, стоит попробовать SaluteJazz Webinars. Платформа позволяет обучать до 3000 участников одновременно.

Основные функции SaluteJazz, которые помогают правильно организовывать и проводить занятия онлайн:

• демонстрация экрана — как правило, нужны схемы, планы, чертежи;
• запись — можно сохранить все видео или отдельные части;
• транскрибация — расшифровка беседы и комментариев участников или спикеров;
• управление пользователями — для организации рассылают приглашения, добавляют участников.

Пошаговая инструкция для занятий онлайн на платформе SaluteJazz проста. Сервис уже внедрили и используют для дистанционного обучения вузы в России. SaluteJazz позволяет организовывать и проводить научно-практические конференции, бизнес-встречи, внутрикорпоративные созвоны.

Офлайн

В вузах проведение семинарских занятий офлайн позволяет:

• проверить, как студенты усвоили лекционный материал;
• закрепить знания, которые получили студенты;
• обсудить научные вопросы и достижения;
• правильно применить теоретические навыки для решения практических задач.

Живое общение студентов с преподавателями проходит по стандартному плану: вступление, основная часть (обсуждение, решение задач, заслушивание докладов), подведение итогов. Занятие может проводиться в разных форматах, но от подготовки педагогов и учащихся будет зависеть эффективность образовательного процесса.

Организовывать и проводить мероприятия офлайн для бизнеса сложнее. Причины:

• необходимость физического присутствия спикеров и участников;
• поиск и аренда помещения, оформление договора;
• наём команды для проведения (ведущие, модераторы).

Но формат востребован, так как подразумевает живое общение. Есть решения, которые помогут упростить подготовку:

• чат-боты для регистрации, ответов на типичные вопросы, технической поддержки;
• сервисы видеозвонков для обсуждения задач и требований со спикерами, участниками, командой;
• калькуляторы со встроенными заметками, чтобы оформлять данные;
• программы для сканирования и сохранения документов;
• решения для автоматизации и инструменты увеличения продаж;
• ПО для визуализации идей, задач, рабочих процессов.

Программные решения помогают организовывать и проводить мероприятия любого уровня. Они составляют важную часть образовательного процесса в вузах, а бизнесу, научным и профессиональным сообществам дают возможность получить новые знания, обменяться опытом, решить насущные вопросы.

Продукты из этой статьи:

SaluteJazz ВКС

SaluteBot

Инструменты для увеличения продаж

SaluteJazz Webinars