Как открыть филиал компании

Для расширения бизнеса используют несколько стратегий. Одна из них — выход на региональные рынки внутри страны или даже за её пределами. Открывать новое юридическое лицо для этого не нужно, достаточно уведомить налоговую о создании подразделения.

Расскажем, как открыть филиал в другом городе и какие юридические и административные нюансы нужно учесть.

Чем отличается филиал от представительства

Различия между двумя формами подразделений описаны в законе № 14-ФЗ. Так, представительство может только представлять интересы ООО и защищать их, тогда как филиалу разрешено самостоятельно вести хозяйственную деятельность: заключать договоры, нанимать сотрудников, распоряжаться имуществом и т. д.

На практике открыть представительство можно для исследования рынка, приёма заказов, а филиал — для организации производства, логистики и продаж на местах.

Что нужно учесть для открытия подразделения: пошаговая инструкция

Открытие филиала ООО в другом городе — это расходы на аренду площадей, зарплаты сотрудникам. Не всегда бизнес получится сразу успешно масштабировать и выйти в плюс. Вот несколько советов, которые помогут избежать убытков.

Начните с анализа

Изучите текущее состояние компании:

• автоматизацию процессов: наличие CRM, электронного документооборота, системы планирования и учёта;
• работу отдела маркетинга: уровень конверсии, метрики, которые учитывают специалисты, способы продвижения;
• оцените отдел продаж: скрипты должны работать вне зависимости от личности продавца.

Если выявлены недостатки, их нужно устранить до открытия первого филиала. Используйте сервис для управления производственным процессом, чтобы ставить сотрудникам задачи и следить за их выполнением. Отделу разработки нужно поручить процесс автоматизации. Они создадут ботов в SaluteRPA, которые будут собирать информацию о дебиторской задолженности, создавать отчёты, управлять логистикой и проверять контрагентов.

Изучите рынок

Анализ можно начать удалённо. Учитывайте три критерия:

1. Особенности рынка в регионе: покупательская способность, какие товары чаще всего покупают, есть ли похожие товары и насколько велика в них потребность.
2. Целевая аудитория. Переложите уже составленный портрет ЦА на реалии новой территории. Есть ли там похожие люди. Если нет, выясните, кто ещё может быть заинтересован в вашем товаре и сколько денег они готовы на него потратить. Собрать обратную связь от потенциальных клиентов и выявить их боли можно, установив на сайте компании чат-бот.
3. Конкуренты. Определите, сколько их, как велика их доля на рынке, какие стратегии продаж они используют.

Выберите модель масштабирования

Филиал — не единственная форма расширения бизнеса. Открыть подразделения в других городах можно по франшизе, тогда расходы на открытие филиала ООО возьмёт на себя местный предприниматель, а владелец идеи будет получать роялти.

Ещё один способ — заключить договор с дистрибутором, который найдёт клиентов и возьмёт на себя логистику. С таким партнёром придётся делиться прибылью.

Филиал можно открывать, если у компании есть средства на аренду, оборудование, выплату зарплат новым сотрудникам ― не придется влезать в долги, чтобы покрыть расходы.

Запустите пилотный проект

Не нужно открывать сразу несколько подразделений. Запустите один филиал для проверки гипотез. На нём получится отладить стратегию, испытать новые маркетинговые инструменты, увидеть, что не было учтено на этапе планирования.

Задачи, поставленные сотрудникам подразделения, фиксируйте в SberTrack. В дальнейшем из этого массива информации получится сделать алгоритм для открытия новых подразделений. Регулярно проводите встречи с руководством в сервисе для видеоконференций, разбирайте ошибки и проблемы, гибко меняйте стратегию.

В итоге сложится универсальная модель, которую можно будет быстро переносить на новые территории.

Как открыть филиал: юридические нюансы

Помимо организационных, нужно учесть ещё и юридические аспекты. Процесс регистрации филиала описан в Налоговом кодексе, Гражданском кодексе и двух федеральных законах — № 14-ФЗ и № 129-ФЗ.

Главное, что нужно понимать, филиал — не отдельное юридическое лицо. Информация о нём вносится в карточку основного ООО, оно же несёт ответственность за его действия, а руководство подразделения работает по доверенности.

Для регистрации нужно провести собрание учредителей, внести изменения в ЕГРЮЛ и в устав (необязательно). Разберём процесс подробнее.

Российская компания открывает подразделение в регионе РФ

1. Составьте положение о работе филиала или внесите изменения в устав ООО. Раньше менять устав нужно было обязательно, но в 2014 году это требование убрали. Сейчас можно составить отдельный документ, в котором будут описаны полномочия филиала, его местонахождение, права и обязанности руководителей и другая информация.
2. Проведите собрание участников ООО. На нём обсуждается необходимость создания филиала, положение о его работе. Подразделение можно открыть, если «за» проголосуют ⅔ участников. Результаты фиксируются в протоколе, который нужно заверить нотариально. Есть две ситуации, когда это можно не делать: 1) в уставе указан альтернативный способ заверения результатов; 2) все участники текущего собрания единогласно проголосовали за другой вид.
3. Составьте заявление по форме P13014 и подайте его в ФНС в течение семи дней после собрания. Подать заявление можно лично в налоговой или через МФЦ, через сервис «Государственная онлайн-регистрация бизнеса» (нужна электронная подпись) или по почте. При подаче бумажного заявления подпись руководителя нужно заверить у нотариуса. Налоговая внесёт изменения в течение пяти дней и отправит уведомление об этом на электронную почту.
4. Выпустите приказ о назначении руководителя и сделайте доверенность. В ней перечисляют полномочия директора филиала. При этом в любой момент доверенность можно отозвать.
5. Откройте отдельный счёт в банке и поставьте его на учёт в Социальном фонде России.

Второй шаг необходим, если филиал будет нанимать сотрудников и платить им зарплату.

Зарубежная компания открывает подразделение в РФ

Для продажи товаров в России зарубежным компаниям не нужно открывать отдельное ООО, достаточно организовать филиал. Для этого нужно пройти государственный контроль и получить аккредитацию. Шаги такие:

1. Написать положение о филиале иностранной компании. Перечень информации, которую нужно указать, есть в статье 22 закона № 160-ФЗ. Особых требований к форме документа нет.
2. Написать заявление на аккредитацию в течение года после принятия решения об открытии филиала. Порядок действий налоговая описала в приказе № ЕД-7-14/691@.

Заявление составляется по форме 15АФП и сопровождается пакетом документов:

• учредительными документами;
• свидетельство о постановке на налоговый учёт, выданное страной, где открыта основная компания; документ, где зафиксировано решение открыть филиал, и положение;
• доверенность на руководителя филиала в России;
• квитанция об уплате пошлины.

Документы на иностранном языке переводят на русский и заверяют у нотариуса, также они должны пройти консульскую легализацию или апостилирование. Исключение — между Россией и страной, где расположена основная компания, есть соглашение об освобождении от легализации.

Уведомить торгово-промышленную палату России о количестве иностранных сотрудников в филиале и заверить эту информацию. Этот шаг нужно выполнить, даже если в подразделении будут работать только граждане РФ.

4. Оплатить пошлину за открытие филиала — 120 000 рублей.
5. Отправить документы в ФНС. С иностранными компаниями работает только московский отдел ФНС № 47.
6. Подождать 30 дней и получить документы об аккредитации.

Российская компания открывает подразделение за рубежом

В России действовать нужно так же, как и при открытии регионального филиала. Порядок регистрации за рубежом подскажут местные юристы или бухгалтеры.

Минус зарубежного филиала — необходимость платить налог и в РФ, и в другой стране. Однако с некоторыми странами Россия заключила соглашение об избежании двойной уплаты налогов.

Полезные решения от Сбера для развития бизнеса

Сбер упрощает связь с филиалами. Используйте мессенджер для бизнеса Dialog, чтобы проводить собрания и обсуждать рабочие задачи с коллегами из других городов.

Для быстрых расчётов с клиентами подразделения подключите SberBusiness Payments. Сервис проводит платежи между компаниями за 15 секунд, позволяет оформлять рассрочку.

Обменивайтесь документами с зарубежными филиалами через SberConnect. Он поддерживает международный стандарт ISO 20022.