Методология GTD

Как привести дела в порядок и доводить всё до конца? Один из методов решения этой задачи предложил Дэвид Аллен, американский консультант по тайм-менеджменту и личной продуктивности.

В 2001 году Аллен выпустил книгу Getting Things Done, где описал принципы организации работы в режиме многозадачности. Книга быстро стала бестселлером и была переведена на 23 языка. Сейчас, более 20 лет спустя, методика Аллена под названием GTD всё так же актуальна. Разберём её основы и посмотрим, как применять GTD-подход в работе и в жизни.

Методика применима в любой области ― от управления бизнесом до составления распорядка дня. Аллен учит, как работать с информацией, планировать дела и распределять внимание между ними, чтобы достигать целей быстрее и без стресса.

Как работает метод GTD

Дэвид Аллен утверждает, что для повышения эффективности нужно регулярно очищать мозг от лишней информации. Если не тратить ресурсы на попытки удержать всё в голове, можно высвободить больше энергии для генерации и воплощения идей.

По концепции GTD, мозг — это инструмент мышления, а не средство хранения информации.

Другими словами, чем яснее разум, тем выше продуктивность. Чтобы очистить ум, в работе с информацией Аллен предлагает придерживаться алгоритма из пяти шагов.

Консолидация

Соберите все идеи, намерения и дела в одном месте. Выбирайте любой инструмент для хранения информации:

• ежедневник;
• приложение по тайм-менеджменту;
• доска и стикеры;
• excel-таблица.

В GTD такое хранилище называется корзиной. В неё нужно заносить все «надо» и «хочу».

Корзина может быть только одна, иначе вам придётся тратить время, вспоминая, что где записано. Следовательно, если раньше вы уже пользовались инструментами тайм-менеджмента и разными средствами хранения информации, нужно объединить все записи в одном хранилище и далее пользоваться только им.

Аллен предлагает фиксировать абсолютно всё. Даже если задача кажется незначительной или на её выполнение требуется пара минут, её нужно сохранить.

На этапе консолидации не нужно разносить дела по категориям. Записывайте задачи в том порядке, в котором они приходят в голову или поступают к вам извне.

Цель метода — тотально разгрузить голову, чтобы в памяти не осталось незаписанных проблем.

Систематизация

Собранную информацию нужно обработать, то есть рассортировать задачи. В методе GTD для этого используется дерево решений.

Алгоритм систематизации состоит из следующих шагов:

• распределяем задачи по приоритету:
  • группа 1 — задача требует от вас действий;
  • группа 2 — задача не требует от вас действий (уже выполнена, неактуальна, вы не планируете ничего по ней делать).
• сортируем задачи группы 1:
  • подгруппа «Сейчас» — задание можно выполнить за несколько минут;
  • подгруппа «Делегирование» — выполнение занимает больше пяти минут, но с этой работой может справиться кто-то другой;
  • подгруппа «В работу» — задача занимает больше пяти минут, её можете сделать только вы.
• сортируем элементы группы 2:
  • подгруппа «Архив» — не нужно ничего делать по этому пункту, но информация может пригодиться;
  • подгруппа «Удалить» — действий не требуется, информация не нужна.
• всё, что не вошло в предыдущие группы, систематизируем по проектам. Метод сортировки может быть любым, например:
  • по сфере деятельности — проекты «Работа», «Творчество», «Семья», «Образование»;
  • по направлению в рамках одной сферы деятельности — «Повышение продаж», «Работа с персоналом», «Автоматизация», «Маркетинг»;
  • по месту деятельности — «Офис», «Дом», «Онлайн», «Филиал», «Город».

Каждому элементу можно присвоить временной параметр: сколько времени займёт работа над задачей. Это поможет в дальнейшем планировании и тайм-менеджменте.

Выбор действия

Задания и цели систематизированы, можно приступать к их выполнению.

Для каждого пункта Аллен предлагает написать хотя бы одно действие, которое вы можете совершить в ближайшее время. Примеры:

• цель «Переезд в новый офис» — действие «Посмотреть объявления об аренде помещений»;
• цель «Провести вебинар» — действие «Составить план проведения вебинара»;
• цель «Нанять помощника» — действие «Подать заявку на поиск кандидатов в отдел кадров».

Действия зависят от категории, которую мы определили в дереве решений GTD. Посмотрим на примерах, как работать с задачами разных групп.

Группа 1, подгруппа «Сейчас» — это быстрые дела, которые не требуют подготовки. Пример: «Отправить коллеге готовый файл». В соответствии с принципами тайм-менеджмента, если задачу можно выполнить за две минуты, то лучше сделать это сразу.

Группа 1, подгруппа «Делегирование» — задачи для выполнения третьими лицами. Порядок действий:

• назначить ответственное лицо;
• дать задание;
• установить дедлайн.

Необязательно делегировать работу конечному исполнителю. Ответственное лицо может перепоручить задание кому-то другому, для вас главное результат. Чтобы метод делегирования сработал, не нужно вмешиваться в процесс выполнения. Пусть исполнитель самостоятельно выбирает удобные инструменты и способы решения проблемы.

Пример:

• руководитель HR-отдела получает от директора задачу подготовить приказ;
• руководитель делегирует задачу менеджеру по персоналу;
• менеджер не делает работу вручную, а использует цифровой помощник SaluteRPA;
• программный робот SaluteRPA составляет приказ автоматически, что экономит время всех участников процесса.

Группа 1, подгруппа «В работу» — это задачи, которые нельзя делегировать. Их нужно обработать в соответствии с дедлайном по следующему методу:

• задания, у которых есть срок выполнения, вносим в календарь или планировщик дел;
• задания без конкретного срока переносим в список «Когда-нибудь» и возвращаемся к ним, когда появится свободное время.

Примеры:

• задача «Подготовить презентацию к собранию»: вносим её в план работы, дедлайн — день собрания;
• задача «Поискать курсы по тайм-менеджменту»: помечаем тегом «Когда-нибудь» и откладываем на будущее.

Группа 2, подгруппа «Архив» — это справочные материалы и полезная информация. С такими задачами ничего не нужно делать, но и удалять их не стоит.

Пример:

• у вас стояла задача «Согласовать повышение зарплаты подчинённого»;
• вы её выполнили;
• перемещаете запись в «Архив», чтобы учитывать прибавку при расчёте зарплаты в будущем.

Проекты в методе Аллена — это дела и идеи, которые состоят из нескольких этапов. Допустим, в вашем списке есть такие пункты:

• «Отправить резюме в компанию N»;
• «Устроиться на новую работу».

Первый пункт относится к группе 1. Если резюме уже готово, то задача отправляется в подгруппу «Сейчас»; если нет — в подгруппу «В работу».

Второй пункт — это не задача, а проект. В него входит отправка резюме и другие этапы. Следовательно, пункт «Устроиться на новую работу» нужно пометить как проект, перенести в него пункт «Отправить резюме в компанию N» и дополнить новыми задачами. Каждую новую задачу нужно также анализировать по методу GTD и определять действия.

Концентрация

На предыдущих этапах вы составили структурированный план. Остаётся шаг за шагом выполнять намеченные действия в соответствии с таймингами и приоритетами. При этом нужно следовать одному правилу.

Невозможно достичь результата, выполняя одновременно несколько дел. Это утверждение используется и в методе GTD. Чтобы повысить продуктивность, нужно отдавать максимум внимания текущей деятельности.

Аллен считает крайне важным умение сконцентрироваться на том, что вы делаете прямо сейчас. Работая над одной задачей, не думайте ни о чём другом. Например, разговаривая по телефону с клиентом, не стоит параллельно делать презентацию.

Контроль

Регулярно обновляйте список дел, иначе система не будет эффективной. Сделайте проработку списка ежедневной или еженедельной привычкой.

Для повторяющихся заданий ищите методы оптимизации, чтобы тратить на них меньше времени и сил. Многие рутинные процессы можно автоматизировать. Например, для общения с клиентами удобно использовать чат-бот — с ним вам не придётся отвлекаться на мессенджеры и чаты в соцсетях для ответов на однотипные вопросы.

Недостатки метода GTD

Аллен считает, что нужно удерживать полную концентрацию внимания только на одном деле. На практике этот совет уместен не всегда. Режим многозадачности тоже может быть эффективен. Главное — сочетать задачи разных типов.

Так, эксперты по тайм-менеджменту не рекомендуют совмещать интеллектуальные занятия. Например, одновременно писать письмо и текст для презентации не получится, так как в этих процессах задействованы одни и те же навыки. В обоих случаях нужно обрабатывать текстовую информацию, формулировать мысли и облекать их в слова. Мозг лишь имитирует параллельную работу над двумя задачами, но на самом деле постоянно переключается с одной на другую, что ведёт к усталости, снижению продуктивности и ошибкам.

Зато тайм-менеджмент допускает одновременное выполнение активных и пассивных действий. Например, можно:

• ждать ответа оператора на линии и проверять почту;
• ехать на переговоры и работать над презентацией;
• ставить обновление на компьютер и вычитывать распечатки договоров.

Это позволяет более рационально расходовать время без ущерба качеству работы.

Также можно совмещать занятия, требующие разных навыков. Например, править дизайн-макет и одновременно слушать аудиозапись совещания.

Преимущества метода GTD

Система подходит для всех сфер жизни, применима в любых разрезах и на всех уровнях.

На уровне компаний метод GTD помогает повысить эффективность работы сотрудников, особенно в сочетании с автоматизированными решениями для продаж и технологичными инструментами для бизнеса.

В области личной продуктивности рекомендации Аллена особенно полезны людям со множеством интересов. Например, метод GTD помогает справиться с потоком дел из разных областей:

• работа;
• учёба;
• семейные заботы;
• хобби;
• саморазвитие;
• социальная жизнь.

Следуя методу GTD, вы сможете разложить всё по полочкам и планомерно двигаться к достижению целей по каждому направлению.

Продукты и категории из этой статьи:

SaluteRPA

SaluteBot

Инструменты для продаж

Устройства для бизнеса