Методика RACI

Составили для вас руководство по построению матриц и работе с методикой RACI. Инструкция применима к любым бизнес-процессам и проектам, в которых задействовано несколько сотрудников или команд.

Цель методики — определить, кто за что отвечает и какими полномочиями обладает. В классической модели RACI используется четыре роли:

• R — Responsible: исполнитель, отвечает за выполнение задачи;
• A — Accountable: принимающее лицо, отвечает за результат;
• C — Consult before doing: консультант, согласовывает решения в процессе работы;
• I — Inform after doing: наблюдатель, заинтересован в конечном результате, поэтому должен быть в курсе принимаемых решений и процесса выполнения задачи.

Существуют разновидности модели с большим числом ролей, например:

• RASCI — в процесс добавляется помощник исполнителя с ролью S — Support;
• RACI-VS — добавляются лица с ответственностью за результат: верификатор (V — verifier) и подписывающий (S — signatory);
• RACIQ — добавляется участник с функцией контроля качества (Q — Quality).

Распределение ролей по участникам оформляется в виде таблицы, или матрицы. Вот так может выглядеть таблица в компании, которая занимается производством продукции на заказ.

В этом примере клиентский отдел выполняет следующие функции:

• принимает заявку от клиента;
• уточняет у производства, получится ли выполнить заказ;
• если да, то передаёт заказ в работу и следит за сроками выполнения.

Отдел снабжения закупает сырьё и комплектующие по согласованию с производством.

Отдел производства изготавливает продукт. Отдел логистики следит за сроками производства для построения графика отгрузок.

Когда работа выполнена, клиентский отдел проверяет, соответствует ли продукция пожеланиям заказчика. После этого заказ отправляется клиенту.

Для чего используется RACI

Методика служит следующим целям:

• определение собственных полномочий: каждый участник понимает, за что несёт ответственность и какой участок работ за ним закреплён;
• оптимизация работы: матрица помогает структурировать процесс и избежать дублирования функций;
• повышение эффективности коммуникаций: участники знают, к кому по какому вопросу обращаться.

Методика помогает выявить ошибки в распределении нагрузки внутри команды. Например, после построения таблицы руководитель замечает, что большая часть задач возложена на двух-трёх специалистов. Обычно это служит сигналом к перераспределению ролей. Нужно либо делегировать функции другим подчинённым, либо использовать автоматизацию, чтобы разгрузить ключевых сотрудников.

Построение таблицы также помогает увидеть недостатки существующих бизнес-процессов. Пример: по одной задаче работает несколько участников с ролью Responsible. Как оценить вклад каждого исполнителя? Если работа сделана плохо, будет сложно понять, кто именно совершил ошибку. Если всё хорошо, то неясно, в какой пропорции поощрять сотрудников, ведь вряд ли они делили функции поровну.

Построение матрицы RACI

Алгоритм работы по методике включает три шага:

1. Определение задач проекта.
2. Составление списка участников и всех заинтересованных лиц.
3. Распределение зон ответственности.

Иногда перед построением таблицы нужно провести предварительное исследование, чтобы понять, как ведётся работа сейчас. Для этого можно пообщаться с командой, попросить поделиться опытом и идеями оптимизации.

Часто сами исполнители указывают на ошибки в управлении бизнес-процессом. Пример: сотрудники жалуются на слишком большое количество проверяющих и долгое согласование, из-за которого тормозится выполнение задач. Возможно, ошибка — в избытке консультантов (C) и наблюдателей (I). Значит, при построении и корректировке матрицы нужно обратить отдельное внимание на распределение ролей С и I.

Разберём этапы построения таблицы по методике RACI на примере проекта по созданию лендинга.

Определение задач проекта

По методике RACI на одну задачу должен приходиться один исполнитель. Поэтому нужно разбить проект на простые операции.

Для сложных процессов эту работу можно провести в два шага:

• сначала выделить логические блоки, то есть направления;
• затем в каждом направлении составить список операций.

В нашем примере проектом является создание лендинга. Выделим три основных направления:

• подготовка информации о продукте, для которого нужно создать лендинг;
• разработка технических заданий для специалистов, которые будут создавать сайт;
• создание и наполнение сайта.

Переходим ко второму шагу: построение списка задач по каждому направлению.

При подготовке информации о продукте нужно сделать следующее:

• провести анализ конкурентов;
• провести анализ спроса и аудитории;
• определить сильные и слабые стороны продукта, составить УТП.

Для разработки ТЗ нужно:

• продумать структуру лендинга;
• составить оффер — ключевое сообщение с предложением продукта;
• определить целевое действие, которое должны совершить пользователи;
• подготовить задания для специалистов:
  • ТЗ для разработчиков сайта;
  • ТЗ для копирайтеров с учётом требований SEO;
  • ТЗ для дизайнеров;
  • ТЗ на создание фото и видео для размещения на лендинге.

Третье направление включает следующие операции:

• создание сайта;
• разработка текстов;
• разработка дизайна;
• размещение контента на сайте;
• запуск сайта на хостинге;
• подключение решений для продаж и повышения конверсии лендинга.

Готовый список задач нужно разместить в таблице по вертикали. Таким образом, каждая строка в матрице RACI — это одна задача.

Определение участников

В названиях столбцов нужно указать стороны проекта: один столбец — один участник. Можно вносить имена сотрудников, должности или подразделения.

В нашем примере участниками являются:

• менеджер проекта;
• маркетолог;
• аналитик;
• веб-разработчик;
• SEO-специалист;
• копирайтер;
• дизайнер.

Получим матрицу следующего вида.

Теперь в соответствии с методикой нужно назначить роли R, A, C и I.

Распределение ответственности

Заполнять ячейки можно в любом порядке. Начнём с роли Responsible:

• задачи по анализу выполняет аналитик;
• определением УТП, составлением оффера и выбором целевого действия занимается маркетолог;
• структуру сайта, ТЗ для разработчиков и дизайнеров готовит менеджер проекта;
• ТЗ на тексты готовит SEO-специалист;
• написанием текстов занимается копирайтер;
• над дизайном работает дизайнер.

По этой логике нужно определить исполнителей всех задач. В каждой строке должно быть по одной R.

Затем назначим A-роли. Это сотрудники, которые несут ответственность за результат по задаче. Им отчитываются исполнители Responsible. В нашем примере по всем задачам Accountable будет менеджер проекта.

Консультантами C назначаем сотрудников, которые помогают исполнителям в работе над задачей.

Например, консультантом для копирайтера может быть SEO-специалист, так как тексты должны соответствовать критериям SEO. Маркетолог при разработке оффера может консультироваться с аналитиком. Для менеджера при построении структуры сайта консультантами могут быть SEO-специалист и маркетолог.

Наблюдатели I — это исполнители следующей операции. Их нужно информировать о ходе выполнения, так как от результатов текущей задачи зависит их будущая работа. Пример:

• задача — подготовить ТЗ для дизайнера;
• исполнитель R — менеджер проекта;
• наблюдатель I — дизайнер.

В задачах «Составить оффер» и «Составить УТП» наблюдателями являются менеджер проекта и SEO-специалист, так как информация об оффере и УТП нужна им для разработки техзаданий.

Проверка матрицы на ошибки

Таблица должна соответствовать основным принципам методики RACI:

• у одной задачи — один ответственный;
• у каждого участника есть хотя бы одна роль A или R;
• один участник не является R-исполнителем в нескольких задачах, которые выполняются одновременно;
• один участник не совмещает несколько ролей в большом количестве задач.

Если анализ выявил ошибки управления, желательно перераспределить ответственность.

Категории из этой статьи:

Инструменты для продаж

Устройства для бизнеса