Что такое ресурсы предприятия и как эффективно их использовать

Ключевая задача руководителя — организовать предприятие так, чтобы каждый отдел работал эффективно. Для этого ему нужно понимать, какие активы есть у компании, как их распределять и использовать.

В статье рассказываем, что такое ресурсы предприятия, как с ними обращаться и какие инструменты помогут оптимизировать процессы.

Что такое ресурсы организации

В общем смысле ресурсы предприятия — это все активы, которые находятся в распоряжении конкретного юридического лица. Сюда входит весь капитал компании: человеческие и финансовые ресурсы, технологии и средства производства, оборудование, недвижимость, расходные материалы. Иными словами, это совокупность всего, что есть у организации для продуктивной работы и развития.

Виды ресурсов предприятия

Все активы компании можно разделить на два блока:

• Материальные. Финансы, продукция, сырье, техника, помещение — все физические объекты, которые используются в работе бизнеса;
• Нематериальные. Сотрудники, технологии, лояльность клиентов, репутация, знания и навыки, уникальные способности, партнерские отношения — то, что делает бренд самобытным и повышает привлекательность для клиентов.

Оба вида ресурсов важны для успешной работы компании, должны регулярно пополняться и улучшаться.

Зачем управлять ресурсами предприятия

Чтобы бизнес был прибыльным, «блага» нужно не просто копить — но и правильно использовать. В таком случае:

• Материальные активы будут приносить максимум пользы — станет понятно, когда нужно обслуживать или обновлять оборудование, расширять площадь, закупать дополнительную технику.
• Удастся выстроить прозрачное управление командой — каждый сотрудник в компании будет играть свою роль, а руководители смогут равномерно распределить нагрузку.
• Сотрудники станут более вовлечёнными — когда каждый делает то, что умеет, повышается мотивация и удовлетворённость работой. Снижается текучка кадров.
• Снизятся расходы — например, на наём персонала и аренду простаивающих площадей. А ещё руководство сможет выявить излишки ресурсов и направить их на другие нужды компании.

Часто предприниматели приходят к идее управления активами в стадии быстрого роста, когда процессов и сотрудников в фирме становится слишком много и нужно их как-то структурировать. Либо — когда бизнес оказывается в кризисе и несёт убытки, и нужно вернуть его рентабельность.

Лучше задуматься об эффективном использовании производственных, трудовых и экономических ресурсов ещё на самом старте. Выстраивать систему намного проще с маленьким количеством процессов, расширяя и адаптируя её по мере роста.

Если же ваш бизнес существует уже давно, но к управлению активами вы пришли только сейчас — это не страшно. Лучше поздно, чем никогда.

Как управлять ресурсами

Распоряжаться активами можно в рамках как отдельного проекта, так и бизнеса в целом. Последовательность действий при этом будет примерно одинакова:

1. Расставьте приоритеты и поставьте цель

На этом этапе важно понять, какую потребность компании нужно закрыть в первую очередь. Это может быть вовлечение персонала, сокращение издержек или, например, повышение производительности конкретных отделов.

Такие «глобальные» задачи называются целями. Хорошая цель описывает результаты работы и посвящена актуальной проблеме. Существует много методов постановки целей, один из популярных — SMART. Согласно этому методу цель должна быть:

S — Specific — конкретной; M — Measurable — измеримой; A — Achievable — достижимой; R — Relevant — значимой; T —Time bound — ограниченной во времени.

Например: «за полгода снизить текучку персонала на 10%».

2. Составьте план

Когда есть четкое направление и цель, можно приступать к разработке плана. Он должен содержать все необходимые этапы, которые приведут к результату — так его легче осуществить.

Рассмотрим пример с целью по сокращению текучки кадров. В этой ситуации пошаговый план может выглядеть так:

1. Провести опрос удовлетворённости сотрудников — с помощью тестов или интервью;

2. Проанализировать результаты — выявить основные боли сотрудников, из-за которых они могут уйти из компании;

3. Зафиксировать плюсы работы в организации, отмеченные в опросе — чтобы подумать, как их усилить, или создать новые преимущества;

4. Проработать способы, как устранить или компенсировать негативные стороны работы в компании;

5. Провести мероприятия, которых не хватает работникам — корпоративы или профессиональные мастер-классы;

6. Проанализировать текучку персонала после внедрения изменений — чтобы скорректировать курс.

Так — желание сократить число увольнений превратилось в пошаговый план действий, с которым можно работать. Если вы пока смутно представляете, как добиться конкретного результата, можно воспользоваться помощью искусственного интеллекта.

Сегодня даже не обязательно покупать подписку — есть и бесплатные варианты. Например, нейросеть GigaChat. Подробно опишите текущую проблему бизнеса и укажите, что именно хотите улучшить. После этого попросите составить подробный план достижения результата. ИИ проанализирует запрос и предложит этапы, которые можно брать в работу или адаптировать под себя.

3. Определите объём работы и необходимые ресурсы

Важно понять, сколько средств, времени и усилий понадобится, чтобы достичь цели. Обозначьте сроки каждого этапа, необходимые инструменты, количество сотрудников, которых хотите привлечь.

После этого проанализируйте, какие ресурсы у вас уже есть, а какие придётся искать дополнительно. На основании этого составьте бюджет реализации плана. Заложите в него 10-20% от получившейся суммы на непредвиденные расходы.

• Вернемся к примеру с текучкой персонала. В этом случае придётся потратить время сотрудника из HR-департамента.

• Далее определитесь, как вы будете проводить анкетирование — с помощью тестов или интервью. Опрашивать сотрудников удобно на единой платформе, которая позволяет быстро составить тест и предлагает идеи.

Например, сервис HR Пульс содержит шаблоны опросов — используйте готовые решения, чтобы оперативно собрать обратную связь от команды. А еще у HR Пульс дружелюбный и понятный интерфейс, который не перегружен ненужной информацией и быстро работает.

Если вам больше подходит личное общение с сотрудниками, выбирайте платформу для видеовстреч с простой авторизацией и без ограничений по времени созвонов. Под эти критерии подходит сервис SaluteJazz.

4. Контролируйте выполнение плана

Раздать задачи и выйти из процесса до окончания мероприятий — плохая стратегия. Лучше держать руку на пульсе, контролировать сроки и качество выполнения задач. Тогда, если заметите, что отходите от курса, сможете быстро отреагировать на ситуацию и скорректировать направление. Это сэкономит деньги, время и нервы.

Вместо заключения: 4 совета по управлению ресурсами предприятия

Чтобы не допустить ошибок при управлении активами, придерживайтесь правил:

1. Ставьте реалистичные сроки. Не требуйте отдачи на пределе сил — это чревато ошибками и выгоранием. Лучше запланируйте время с запасом на форс-мажоры.

2. Прописывайте конкретные даты завершения. Не торопитесь, но и не растягивайте процесс — это влечёт за собой потерю денег и времени.

3. Расставляйте приоритеты. Фокус на главной задаче позволит добиться результатов без перегрузки сотрудников.

4. Оптимизируйте деятельность команды. Устраните бюрократию и лишние согласования там, где это возможно. Так дело пойдет быстрее, а работники будут меньше уставать.

А ещё полезно периодически собирать обратную связь от сотрудников. Потому что лучший способ узнать о том, что происходит с ресурсами бизнеса — пообщаться с ответственными коллегами лично.