Адаптация персонала в организации

Новый участник команды уязвим с точки зрения стресса, для него в новинку всё — от коллег до рабочих инструментов. Цель эффективного кадрового управления — быстро ввести сотрудника в рабочий процесс и раскрыть есь его потенциал. Этому способствуют программы адаптации, которые впервые появились в IT-сфере, но постепенно распространяются и в других направлениях.

Чем быстрее сотрудник поймает рабочую волну, тем больше пользы он принесёт компании. На этом основан личностный подход, при котором руководство сосредоточено на организации комфортных рабочих условий. И первым этапом взаимодействия между работником и работодателем становится мягкая адаптация.

Факторы, которые влияют на адаптацию

Трудовая адаптация, или онбординг, — это действия организации и нового работника, которые помогают быстро включиться в работу и влиться коллектив.

На этот процесс влияют:

• опыт кандидата — он может уже иметь трудовой стаж или быть молодым выпускником вуза;
• личные качества человека — инициативность, коммуникабельность, стрессоустойчивость и т. д.;
• время, заложенное на адаптационный период;
• должность, на которую пришёл человек, и степень ответственности;
• психологический климат в коллективе;
• размер и специфика организации;
• развитость корпоративной культуры;
• управленческие навыки руководства.

Первичная адаптация влияет не только на внутренние бизнес-процессы, но и на кадровый имидж компании.

Виды адаптации

Приспособление к новой обстановке — многосторонний процесс.

Он включает несколько видов адаптации к меняющимся условиям:

• Психофизиологическая — перестройка психики, режима жизни, физиологических процессов.
• Социальная — усвоение норм общения в новом коллективе, налаживание контактов, становление как члена команды.
• Профессиональная — оценка знаний и навыков, их изменение под новые требования.
• Производственная — изучение трудовых норм в компании, регламентов, рабочих инструментов, оборудования.
• Организационно-административная — знакомство с подходами к управлению, внутренней кадровой программой и организационной структурой.
• Финансовая — перестроение бюджета, соотношения доходов и расходов с учётом нового заработка и других условий, к примеру, проезда к месту работы.

Когда обе стороны понимают, на каких уровнях идёт адаптация, она проходит с минимальным стрессом.

Основные проблемы новых сотрудников

Почувствовать себя комфортно на новом месте могут мешать объективные причины:

• Нехватка знаний о производственных процессах, источников для быстрого их изучения.
• Равнодушное отношение коллектива, холодное управление руководства.
• Недостаток практики, отсутствие доступа к быстрому её получению.
• Дезориентация на территории, растерянность при поиске нужного отдела или сотрудника.

Не у всех организаций есть оформленный адаптационный план.

Поэтому при трудоустройстве стоит спросить:

• будет ли за новичком закреплён наставник;
• понятно ли организован первый день на новом рабочем месте;
• насколько чётко сформулированы задачи на время испытательного срока.

Новая обстановка — это выход из зоны комфорта. Новичок испытывает неуверенность и страх, даже если программа перемен позитивная. Многие увольняются, не проработав и года, из-за некомфортной психологической обстановки, субъективных личностных переживаний, на которые в компании не обратили внимание.

Методы адаптации персонала

Каждая компания формирует свой план адаптации новых членов коллектива.

Большинство подходов основаны на трёх базовых методиках:

1. Полная самостоятельность. Из-за избытка специалистов в определённых профессиональных направлениях работодатели не слишком беспокоятся об удержании кадров. Увольнения и подбор альтернативы для них не проблема, поэтому новички предоставлены сами себе. Если при таком способе они смогут перестроиться самостоятельно и быть результативными — останутся в организации, а не смогут — им быстро найдут замену.

2. «Спартанские» условия. Некоторые коллективы формируются как привилегированные, где остаются только сильнейшие, характер нового работника проверяется и закаляется жёсткими требованиями даже в период адаптации. Коллеги и руководство относятся сурово, иногда пренебрежительно. Вольются в команду только те, кто сумеет преодолеть трудности.

3. Партнёрские отношения. Современный демократичный подход к управлению, который часто оказывается эффективнее других. Вложенные в кадровые мероприятия усилия окупаются лояльностью и преданностью команды. Руководство воспитывает сотрудников под свои задачи, а не тратит время на поиск вероятных «самородков».

При выборе метода кадрового управления предприятия оценивают баланс «усилия-результат». Как правило, только партнёрское взаимодействие приводит к экономии времени и ресурсов в долгосрочной перспективе. Не придётся вкладываться в непрерывный поиск кадров, обучение, приостановки в производственном процессе.

Цели трудовой адаптации

Создавать комфортные рабочие условия выгодно — мотивированный лояльный работник заинтересован в длительном результативном сотрудничестве. И всё больше работодателей это понимают. Неслучайно тенденция зародилась в сфере IT — здесь наблюдается дефицит квалифицированных кадров, поэтому за талантливого работника компании готовы бороться.

Основные цели адаптационных планов:

• сотрудник чувствует себя ценным;
• быстро становится частью команды;
• понимает свою роль в процессе;
• в короткий срок осваивает необходимые инструменты и правила;
• проникается корпоративной культурой.

В масштабах организации — не снижается производственная эффективность, устраняется «текучка кадров», сохраняется здоровая атмосфера в коллективе, минимизируются ошибки новичков.

Основные этапы адаптации

Кандидат прошёл собеседование, официально трудоустроен и выходит на работу. С этого момента начинается адаптационный период, который проходит в несколько этапов.

Первый день

Новый человек в компании не будет ощущать себя растерянным, если увидит, что его ждали. Встретить, проводить в кабинет, представить коллективу — первое, что должен сделать HR-менеджер или другой ответственный специалист.

Рабочее место подготавливается заранее, раскладываются органайзеры, канцтовары и всё, что нужно. Устанавливается необходимая оргтехника, настраивается компьютер.

Некоторые организации записывают приветственные ролики от всех членов коллектива, где они рассказывают о себе и своей работе. Бывает, новичку предоставляют печатные материалы, в которых разъясняются регламенты и особенности его нового места работы.

Знакомство с корпоративной культурой и коллективом

Для постепенного погружения в культуру и традиции организации нужен системный подход, план упорядоченного поэтапного знакомства с каждым звеном. Первое очное знакомство с коллективом для экономии времени может состояться по видеосвязи. Это возможно, когда каждое рабочее место или личные гаджеты персонала способны подключаться к онлайн-видеоконференции.

Например, Jazz by Sber позволяет бесплатно проводить мероприятия в видеоформате с безлимитными звонками и одновременным подключением до 200 человек. Вместо того чтобы потратить день на личное знакомство в разных кабинетах офиса, новичок поздоровается с коллективом онлайн и узнает, кто чем занимается и с каким вопросом к кому обращаться.

Часть информации остаётся для самостоятельного изучения. Удобно, если она собрана в одном месте, к примеру, в корпоративном приложении, которое станет источником знаний и рабочим инструментом. Среди продуктов Sber есть HR-платформа Пульс.

В формат социально-деловой структуры встроено сразу несколько полезных для новичка опций:

• обучающие материалы о продуктах и принципах работы;
• функциональные профили каждого работника с информацией о должности, достижениях, обязанностях;
• прозрачная система постановки задач и оценки результатов;
• общение и обмен опытом;
• информирование о планах компании и важных событиях.

Получив доступ к личному аккаунту в платформе, новый сотрудник сможет заполнить профиль и таким образом рассказать о себе. Через сервис он узнает о каждом члене команды и в целом поймёт всю корпоративную структуру.

Знакомство с должностью

Чтобы новый работник отчётливо понимал свои должностные обязанности, необходимо несколько условий:

• наставничество;
• доступ к обучающим материалам;
• регулярное информирование обо всех изменениях;
• возможность связи с коллективом и руководством;
• система постановки задач и получения обратной связи о результатах их решения.

Наставник не всегда может находиться рядом, поэтому на помощь может прийти приложение для видеосвязи либо корпоративный мессенджер. Эти инструменты помогут быстро задать уточняющий вопрос, попросить комментарий или корректировку плана работы не только у ментора, но и у коллектива в целом.

Запомнить регулярные последовательные действия, мероприятия, события новому сотруднику непросто. Он должен быстро усвоить большой объём информации и может что-то упустить.

Для удобства не только новичков, но и всего коллектива многие организации используют корпоративный чат-бот, который с заданной периодичностью информирует обо всех изменениях. Кроме того, бот может отвечать на типовые вопросы, принимать заявки и другими способами автоматизировать рутину.

Понятные рабочие механизмы, система получения заданий, оценки результатов онлайн снижают уровень стресса. Например, с HR-платформой у сотрудника всегда под рукой вся необходимая информация, план действий, сроки и рабочие инструменты. Это упорядочивает управление всей организацией и каждым отдельным членом команды.

После того как новый сотрудник ознакомится с особенностями работы, наступает один из 4 сценариев:

• Человек полностью ассимилируется, остаётся на долгий срок.
• Он успешно вливается в работу, но остаётся отстранённым от коллектива.
• Дружит со всем коллективом, но не справляется с должностными обязанностями.
• Не принимает корпоративную культуру, не удовлетворён рабочими обязанностями.

Качество найма зависит от плана адаптации. Поддержка нового сотрудника на каждом этапе снижает процент увольнений, стимулирует инициативность и мотивацию.

Организации на повторный наём могут тратить до 20% зарплаты пустующей вакансии, не считая издержек из-за простоя. Если ситуация повторяется регулярно, расходы растут. Поэтому онбординг — важная часть современного кадрового управления.

Продукты из этой статьи:

SaluteBot

HR-платформа Пульс

SaluteJazz

Dialog