В чём смысл модели проектный треугольник

Клиенты хотят, чтобы их задачи выполнялись быстро, недорого и в полном объёме. Возможно ли совместить все требования и при этом обеспечить высокое качество? Понять, как соблюсти этот баланс, помогает модель проектного треугольника.

Проектный треугольник — это концепция взаимосвязей основных параметров проекта:

• времени;
• денег;
• объёма.

Все три элемента являются переменными величинами. Изменение одного влечёт за собой изменение двух других. Важно, чтобы это правило понимали все участники проекта, включая заказчиков.

Элементы проектного треугольника

Время

Параметр показывает, как долго команда будет работать над проектом и к какому сроку задача будет выполнена.

Деньги

Отражает бюджет проекта: сколько средств нужно потратить, чтобы выполнить задачу.

Объём

Означает содержание работ — что и в каком объёме будет выполнено за указанный срок и установленный бюджет. Как правило, содержание проекта включают в описание услуги или техническое задание.

Как работает проектный треугольник

Допустим, клиент заказал художнику портрет. Мастер определяет параметры проектного треугольника:

• срок — две недели;
• стоимость — 10 000 ₽;
• объём — картина маслом формата А2.

Представим, что портрет нужен клиенту через четыре дня. Сделать эту работу за столь короткий срок нельзя. Параметр времени сокращается, что влечёт за собой изменение других элементов.

Художник предлагает варианты:

• увеличить стоимость до 30 000 ₽, включив надбавку за срочность;
• сохранить стоимость 10 000 ₽, но выполнить работу в меньшем объёме:
• уменьшить формат до А4;
• использовать вместо масла быстросохнущий акрил;
• выполнить портрет в менее реалистичной технике.

Между двумя оставшимися параметрами (деньги и объём) можно найти компромисс, например повысить цену только до 18 000 ₽ и уменьшить размер картины до А3.

Теперь изменим другой параметр: пусть бюджет клиента составляет 5 000 ₽. За эти деньги художник готов выполнить меньший объём или увеличить срок. В первом случае мастер снизит себестоимость работы. Во втором будет работать над картиной в свободное от других заказов время.

Влияние треугольника на успех проекта

От соотношения трёх параметров зависит качество. Чем меньше у вас времени и ресурсов на выполнение техзадания, тем хуже может быть выполнена работа. И наоборот — при достаточном времени и финансировании выше вероятность получить качественный продукт с соблюдением всех требований ТЗ.

Управление проектным треугольником

Планирование

Параметры треугольника могут меняться в процессе выполнения задачи. Пример: клиент обращается в рекламное агентство для увеличения продаж. Проектный менеджер агентства составляет годовой медиаплан и включает в него продвижение у блогеров. При расчёте сроков и бюджета менеджер опирается на текущие условия сотрудничества.

Через месяц блогеры повышают цены. Это вызывает перестройку изначальной модели проектного треугольника:

• если следовать плану, то придётся повысить бюджет;
• если сохранить бюджет, то нужно искать нового блогера, что сдвинет сроки рекламных кампаний;
• чтобы сохранить бюджет и сроки, можно полностью отказаться от продвижения у блогеров, но тогда клиент получит меньший объём услуг.

Полностью исключить риск подобных ситуаций не получится, особенно при долгосрочном планировании. Однако часть изменений можно предусмотреть. Для этого:

• выделите пункты плана, по которым что-то может пойти не так: поменяются цены, подведёт субподрядчик; по направлениям с высоким риском подготовьте запасной план;
• включите в план использование сервисов автоматизации для бизнеса.

Автоматизация помогает обезопасить проект от возможных рисков. Технологии надёжны и предсказуемы, их эффективность легко просчитать. Используя автоматизированные решения для продаж и других бизнес-процессов, вы меньше зависите от человеческого фактора и внешних обстоятельств.

Например, задача вашего проекта — организовать линию техподдержки. Варианты решения:

• заключить договор аутсорсинга с кол-центром;
• нанять операторов в штат;
• использовать инструменты автоматизации — чат-боты, голосовые виртуальные ассистенты.

Первые два решения связаны с определёнными рисками. В отношениях с контрагентами и сотрудниками больше переменных, чем при работе с сервисами автоматизации. Программу легче контролировать, чем персонал и партнёров. Это во многом помогает сохранить баланс проектного треугольника в течение всего срока работы.

Тестирование

До старта работ протестируйте основные методы и подходы, которые вы включили в план. Это позволит оценить реальный потенциал инструментов, а также выявить неучтённые факторы, которые могут повлиять на проектный треугольник.

Например, цель проекта — увеличить клиентскую базу компании.

Проектный менеджер определяет три параметра треугольника:

• объём — сколько клиентов нужно привлечь;
• время — за какой срок;
• деньги — с каким бюджетом.

Затем менеджер разрабатывает план достижения цели. Допустим, план включает следующие инструменты:

• интернет-реклама;
• SMM;
• рассылки по СМС и email.

Чтобы достичь цели, нужно быстро обрабатывать каждое обращение, иначе велик риск потерять клиентов. При этом для привлечения аудитории будут использоваться разные каналы:

• соцсети;
• сайт;
• мессенджеры;
• телефонные звонки.

На этапе проектного планирования нужно выбрать решение, позволяющее консолидировать все обращения. Таким решением может стать омниканальная платформа для онлайн-продаж Jivo. Система позволяет повысить эффективность операторов до пяти раз, а встроенная автоматизация закрывает до 50% обращений клиентов.

На этапе тестирования нужно изучить выбранное решение. Важно заранее убедиться, что при использовании сервиса не поменяется бюджет проекта и другие параметры треугольника. Для этого можно воспользоваться пробным периодом, в Jivo он составляет 14 дней.

Коммуникация

Одна из сложностей проектного управления — изменения ТЗ после начала работы. Каждое дополнение ведёт к разбалансировке трёх параметров треугольника. Частые проблемы:

• пересмотр бюджета;
• сдвиг сроков;
• конфликт нововведений с другими пунктами ТЗ.

В результате снижается качество продукта и эффективность проектной команды. Сказываются некомфортные условия работы:

• регулярная смена дедлайнов;
• появление новых вводных;
• необходимость переделывать уже готовую часть работы;
• невозможность спланировать рабочий процесс.

Чтобы избежать проблем, нужно правильно выстроить процесс взаимодействия с клиентом:

• зафиксировать состав ТЗ до старта проекта;
• объяснить концепцию проектного треугольника: изменения ТЗ влияют на сроки, стоимость и качество работы;
• вести реестр изменений, на основании которых у проекта поменялся дедлайн, бюджет или содержание.

Если проект контролируют несколько представителей заказчика, стоит заранее утвердить список лиц, которые могут корректировать ТЗ. Договоритесь, что каждое изменение должны согласовать все сотрудники из списка. Эта мера избавит от ситуаций, когда разные сотрудники вносят противоречащие друг другу предложения, а взятое в работу изменение внезапно отменяется руководителем.

Также важно фиксировать основные коммуникации с заказчиками. Это поможет ничего не упустить и избежать недопонимания с коллегами. После встреч и созвонов отправляйте протокол по email. Для видеозвонков удобно использовать сервис SaluteJazz, где можно включить функцию транскрибации. Система автоматически расшифрует разговор и запишет переговоры не только в видео-, но и текстовом формате.