Процесс подбора персонала в организации

Продукты из этой статьи:

SaluteBot

HR-платформа Пульс

Бизнес делают люди, и за успех компании отвечают те, кто в ней работает. Чтобы привлечь в организацию лучшие кадры, нужно правильно выстроить процесс подбора персонала.

В этой статье мы рассмотрим все этапы отбора кадров, но сначала разберёмся с терминологией.

Сорсинг, наём, рекрутинг - что это?

Рекрутингом называется полный цикл подбора персонала, от поиска резюме до выхода сотрудника на работу. Сорсинг и наём — это отдельные этапы рекрутинга:

• сорсинг — поиск,
• наём — оформление в штат.

Как правило, весь процесс рекрутинга ведёт один сотрудник: менеджер по подбору персонала. Но в крупных организациях с большим объёмом вакансий задачи сорсинга и найма можно распределить между разными исполнителями.

Этапы рекрутинга

Всё начинается с планирования: необходимо решить, сколько и каких специалистов требуется для обеспечения бизнес-процессов и нужд организации. Уже на первом этапе рекрутер должен плотно взаимодействовать с сотрудником, принимающим решение о найме. Ведь только нанимающий менеджер знает все тонкости работы по своему направлению и может составить портрет идеального кандидата.

Профиль должности

Для подбора персонала нужно составить вакансию, и фактурой для неё служит профиль должности. Это внутренний документ с подробным описанием будущего сотрудника.

Как правило, профиль включает:

• список должностных обязанностей,
• описание проекта и команды,
• требования к соискателю — опыт, образование, личные качества, hard skills, soft skills,
• условия работы.

После составления вакансии можно переходить к этапу активного поиска и подбора кандидатов.

Сорсинг

Этап поиска включает в себя:

• публикацию вакансий,
• мониторинг объявлений от соискателей в интернете (в соцсетях, на сайтах по поиску работы),
• сбор откликов и резюме,
• формирование базы кандидатов.

Поиском анкет занимается сорсер. Его задачи может выполнять штатный HR-менеджер организации в рамках общего рекрутинга. Однако в сфере IT при подборе управляющего персонала и редких специалистов сорсинг часто выделяют в самостоятельное направление. Тогда поиском занимаются сторонние исполнители: фрилансеры, кадровые агентства, хедхантеры.

Также к сорсингу можно привлечь всех сотрудников организации по принципу реферальной программы. Как правило, схема строится следующим образом:

• персонал получает рассылку с описанием открытой вакансии;
• сотрудники рекомендуют на должность своих знакомых, родственников, друзей;
• кандидаты проходят интервью и проверки;
• если кандидат поступает на работу, то порекомендовавший его сотрудник получает вознаграждение.

Вознаграждение можно разделить на две части: меньшая сумма выплачивается при трудоустройстве соискателя, а большая — при прохождении испытательного срока. Тогда сотрудники ответственно относятся к отбору кандидатов и заинтересованы в том, чтобы их протеже проработали как можно дольше.

Отбор

Результатом сорсинга является база анкет соискателей. Когда база собрана, запускается процесс отбора:

• изучение и сортировка анкет,
• отбор наиболее подходящих соискателей,
• планирование и подготовка к интервью,
• собеседования,
• проверка профессионализма и надёжности кандидатов.

Как именно вести отбор, зависит от позиции, политики компании и особенностей бизнеса. Возможные способы проверки перед наймом:

• тестовые задания,
• психологические тесты,
• ситуационные, стрессовые, кейс-интервью,
• отзывы предыдущих работодателей,
• проверка силами службы безопасности.

Решение о найме принимает руководитель или нанимающий сотрудник, опираясь на результаты проверок и собеседований.

Наём

Это заключительный этап рекрутинга. Он включает в себя составление оффера — списка условий, на которых работодатель готов предложить сотрудничество.

Если кандидат принимает оффер, запускается процесс оформления в штат:

• заключение договора,
• ознакомление сотрудника с нормативными актами организации,
• внесение записи в трудовую книжку.

После найма начинается испытательный срок: знакомство с командой, проектами и бизнес-процессами, период обучения и адаптации.

Испытательный срок

Во время испытательного срока новичок разбирается в нюансах работы под руководством наставника или ментора. Цель данного этапа в том, чтобы сотрудник научился выполнять задачи самостоятельно, без помощи и подсказок коллег.

Здесь важно выдержать баланс: не слишком опекать нового работника, но и не перегрузить его знаниями и ответственностью. Проблема в том, что каждый движется в своём темпе, и не всегда руководитель может подстроиться под этот темп. Поэтому стоит доверить часть процесса технологиям: например, автоматизировать обучение с помощью чат-бота. Тогда новый сотрудник станет более автономным и будет реже отвлекать от работы наставника.

Что умеет корпоративный чат-бот:

• быстро отвечать на вопросы,
• присылать методички, ссылки на правила и ресурсы,
• проводить тесты для проверки усвоения материала,
• напоминать о встречах и дедлайнах.

Чат-бот общается по той логике, которую вы сами заложите. Сценарий работы бота настраивается в бесплатном визуальном конструкторе.

Оценка эффективности

Чтобы оценить результаты прохождения испытательного срока, можно поставить ключевые цели и по ним отслеживать прогресс. Как правило, для оценки используют следующие критерии:

• качество работы,
• соблюдение сроков,
• следование правилам и нормам организации,
• взаимодействие с командой.

Испытательный срок можно считать пройденным, если сотрудник полностью адаптировался к новым условиям и начал приносить пользу бизнесу.

Зачем оптимизировать рекрутинг?

При подборе персонала не только вы знакомитесь с претендентами на должность. Соискатели тоже изучают вашу организацию и делают выводы из того, как выстроены бизнес-процессы и насколько слаженно работают ваши сотрудники.

На что обращают внимание кандидаты:

• корректно ли составлена вакансия;
• как общаются рекрутеры при первом звонке;
• какое впечатление производит офис, HR-менеджер, будущие коллеги на собеседовании;
• ценят ли здесь пунктуальность: не опаздывают ли сотрудники на интервью, предоставляют ли обратную связь по тестовым заданиям в обещанное время.

Любая мелочь работает на повышение лояльности к вашей организации:

• использование фирменных бланков,
• грамотные подписи в email,
• вежливость в каждой коммуникации.

Внимание к деталям и отлаженный процесс найма помогают создать образ привлекательного работодателя. Репутация компании на рынке труда возрастёт, и, как следствие, вы сможете нанимать высокоуровневых специалистов на своих условиях.

Даже те кандидаты, сотрудничество с которыми не сложится, останутся хорошо настроенными по отношению к вашей компании. Возможно, в будущем вы пригласите их на другие вакансии, а сами кандидаты посоветуют работу в вашей организации друзьям и близким.

Как оптимизировать рекрутинг?

Чтобы обеспечить чёткость и прозрачность на каждом этапе отбора, можно перенести все бизнес-процессы в систему автоматизации.

Пример такого решения — система «Пульс», разработка Сбера на базе искусственного интеллекта. Это первая российская HR-платформа полного цикла управления персоналом. У «Пульса» уже более 230 000 активных пользователей, а индекс удовлетворённости продуктом превысил 80%.

Система состоит из нескольких модулей, в их числе модуль «Подбор» с тремя уровнями доступа:

• для внешнего кандидата,
• для руководителя,
• для рекрутера.

"Пульс" для кандидатов

Соискатель работает в личном кабинете. Он может отправлять отклики на вакансии, отслеживать статусы, историю рассмотрения, назначенные тесты и интервью. Если кандидат успешно прошёл отбор, он сам заполняет анкету, которая поступает в отдел кадров. Оффер также направляется в системе: кандидат может принять предложение или отправить запрос на обсуждение условий.

"Пульс" для руководителей

Доступ руководителя позволяет создавать вакансии и делегировать задачи по подбору кандидатов нужному сотруднику: менеджеру по персоналу, заместителю, начальнику отдела.

Руководитель может указать требования к соискателю и условия работы, выбрать желаемую дату выхода. Если информации недостаточно, HR-менеджер назначит встречу и уточнит детали. Вся история работы по вакансии, коммуникации и статусы фиксируются в системе.

Далее соискатели проходят этапы отбора — выполняют тестовые задания, проходят собеседования. В личном кабинете можно посмотреть результаты проверок, оценки и комментарии интервьюеров. Руководитель одобряет подходящего кандидата и принимает решение о найме. Успешный кандидат получает оффер и поступает на работу.

"Пульс" для рекрутера

На платформе можно вести всю работу менеджеров по подбору персонала. Доступны следующие функции:

• формирование вакансии по брифу от нанимающего сотрудника;
• автоматическая публикация вакансий на hh.ru;
• добавление кандидатов на вакансии;
• перемещение кандидата на другую вакансию;
• мониторинг откликов;
• планирование интервью;
• выставление оценок, добавление комментариев по результатам интервью;
• ведение базы кандидатов с историей собеседований, тестов, статусами проверок;
• формирование и согласование оффера;
• отправка кандидата в наём.

Нанимать работников можно как извне, так и внутри организации.

Кроме задач, связанных с подбором сотрудников, платформа управления персоналом позволяет автоматизировать HR-процессы и на других этапах:

• адаптация новых работников,
• обучение,
• планирование и постановка целей,
• управление задачами отдельных специалистов и целых команд.

По каждому сотруднику организации формируется личный профиль, где удобно отслеживать достижения, развитие компетенций, показатели эффективности и другие метрики.

Продукты из этой статьи:

SaluteBot

HR-платформа Пульс