Чат-бот для HR

Продукты из этой статьи:

SaluteBot

HR-специалисты в процессе найма и онбординга сотрудников выполняют много рутинных задач — отбирают оптимальных кандидатов по условиям, проводят первичный опрос, рассказывают о компании, назначают время интервью, помогают новичкам с обучением и адаптацией. Многие из этих процессов можно легко автоматизировать с помощью чат-бота. Мы расскажем об этом в статье.

Как чат-бот автоматизирует работу HR

Автоматизация помогает сотрудникам переключиться с рутины на оптимизацию и стратегию. Она экономит время специалиста, позволяет компании выполнять большой объём работы теми же силами. Все бизнес-процессы работы кадровой службы можно разложить на несколько основных этапов — и на каждом из них поможет чат-бот.

С этими задачами легко справится решение от Сбера — SaluteBot. Участие разработчиков не понадобится, если не нужна интеграция со сторонними системами. Рассмотрим, в каких ситуациях SalutetBot может быть полезен.

Знакомство соискателя с вакансиями

Поиск сотрудников — это не только размещение вакансии и разбор откликов. Часто соискатели сами приходят на сайт компании в поисках свободных позиций, и их знакомство с вакансиями и компанией можно автоматизировать:

1. Сделать меню с категориями вакансий — «Технические», «Менеджмент», «Маркетинг» и так далее. Внутри каждой категории — разветвление по специальности, например: «Мобильная разработка», «Devops», «Фронтенд». При нажатии на нужный раздел соискатель получает все открытые вакансии с условиями и возможностью откликнуться.
2. Создать раздел, который позволяет получить ответы на частые вопросы: например, как происходит оформление, какой штат у компании, какие продукты, какой формат работы — офис, гибрид или удалённая, и так далее. Тогда будущие сотрудники смогут больше узнать об организации самостоятельно.

Чат-бот может более развернуто отвечать на эти вопросы на сайте компании, в соцсетях, также можно дать ссылку на специализированных сайтах с вакансиями.

Первичный скрининг

При первичном отборе кандидатов на вакансию HR-специалисты, как правило, задают одни и те же вопросы. Чтобы освободить их время, можно автоматически:

1. Собрать информацию о соискателе — имя и фамилию, контакты, город, возраст.
2. Получить резюме и задать дополнительные вопросы про специализацию и опыт.
3. Проверить, насколько ожидания кандидата совпадают с предложением компании.
4. Выдать тестовое задание и получить готовый результат, чтобы передать HR.

Благодаря полученной с помощью бота информации HR-специалист сможет принять первичное решение: готовы в компании собеседовать кандидата дальше или нет.

Первичный скрининг с участием автоматического сервиса подходит для потоковых вакансий, где персонал нанимается постоянно и есть понятные требования к кандидатам.

Назначение интервью

Согласование времени интервью тоже автоматизируется с помощью чат-бота. Как это может работать:

1. У бота есть доступ к свободным слотам времени, и он предлагает их кандидату, если тот успешно прошёл первичный отбор.
2. Кандидат выбирает любой удобный слот, и HR-специалист получает новое сообщение об этом от бота через мессенджер, по почте — или сразу бронь в календарь.
3. В чате кандидату отправляется место, куда нужно приехать, или ссылка для онлайн-конференции.
4. В день собеседования кандидату приходит напоминание. В чате может быть реализована возможность перенести или отменить встречу, если человек не может прийти.

После интервью через чат-бот отдел персонала может отправить решение: офер с условиями или отказ.

Что может чат-бот для сотрудников

Кроме процесса найма, чат-бот может взять на себя рутинную работу с сотрудниками компании. Например, он поможет вовремя узнать, если ли у нового сотрудника трудности, помочь адаптироваться в организации и собрать обратную связь.

Онбординг

Онбординг — это все действия компании по адаптации новых сотрудников. Он помогает новичкам привыкнуть к коллективу, разобраться в своих обязанностях, узнать о корпоративной культуре и внутренней структуре компании, быстрее начать работать эффективно.

Если процесс онбординга выстроен хорошо, адаптация проходит быстрее, увеличивается производительность работы, уменьшается текучесть кадров.

Если кандидат прошёл все интервью и стал сотрудником компании, важно помочь ему на старте: рассказать, куда подъехать, кому задавать вопросы, какие задачи решать в первую очередь, какого внутреннего распорядка дня придерживаться и так далее. Для этого пригодятся чат-боты. HR отдел может разработать персональный план онбординга для сотрудника, согласно которому чат-бот будет присылать сообщения с нужной информацией, например:

1. В первый день работы — по вопросам оформления (куда приехать, что нужно подписать и изучить).
2. С кем нужно познакомиться из сотрудников, кто за что отвечает в компании.
3. Как и кому отправить заявку на технику, необходимые для работы материалы.
4. Как настроить корпоративный софт, на какие рассылки подписаться.
5. Каких правил техники безопасности придерживаться.
6. Куда можно сходить пообедать.
7. Какие в компании есть общие встречи и мероприятия.

И так далее. Чем больше информации получит человек, тем быстрее комфортнее пройдёт погружение в работу.

Чат-боты способны консультировать не только по общим вопросам, но и по конкретным ролям. Например, они могут рассказать менеджеру, какими сервисами пользуются в компании, как устроено хранение документации по проекту и какие встречи проводит команда.

Оформление документов

Благодаря автоматизации отдел персонала и бухгалтерия смогут легко получать заявки от сотрудников на любой документ:

• заявление на отпуск;
• больничный или отгул;
• справки и выписки.

В процессе найма бот может автоматически запросить и отправить в отдел персонала нужные документы, чтобы быстрее начать оформление, — скан паспорта, ИНН, свидетельство о браке, свидетельства о рождении детей и другие. Это особенно удобно, когда HR-отдел и место работы сотрудника находятся далеко друг от друга.

Обратная связь и опросы

Корпоративные чат-боты проводят голосования по каким-то вопросам или опросы среди сотрудников: например, они могут собирать информацию об удовлетворённости работой или руководителями. Своевременный анализ обратной связи поможет вовремя среагировать, если кто-то из сотрудников недоволен.

Иногда бывает некомфортно давать фидбэк, однако если форма сбора будет анонимной, то высказаться откровенно будет проще.

Рабочие процессы

Рассмотрим ситуации, с которыми персонал может сталкиваться в процессе работы и которые могут быть автоматизированы, что снимет нагрузку и с HR-отдела, и с административной службы. С помощью чат-бота можно:

• бронировать переговорные комнаты;
• оповещать об общих встречах внутри компании;
• анонсировать мероприятия;
• рассылать новости о компании или сотрудниках;
• поздравления с днём рождения или другими праздниками.

Как сделать бот для HR

Чтобы использовать эту технологию, не обязательно привлекать разработчиков. Простой сценарий с ответами на вопросы или сбором данных подготовит и сам HR-специалист. Сделать это нетрудно:

• Выберите площадку, где будете создавать бот (например, Телеграм).
• Создайте сценарий с помощью удобного и понятного конструктора.
• Интегрируйте его в бот, используйте в работе.

Вам могут пригодиться инструкции:

• как настроить чат-бот в Телеграме;
• как настроить чат-бот во ВКонтакте.

Если подразумевается более сложный сценарий, где нужно получать данные из сторонних систем, без разработчиков не обойтись. Программисты расскажут, как создать техническое задание, помогут написать сценарий с использованием сторонних данных, от которых будет зависеть поведение бота и информация в нём.

Продукты из этой статьи:

SaluteBot